La gestion des achats dans MEG évolue pour vous offrir une expérience plus fluide et plus efficace. Cet article vous permettra de prendre en main rapidement le nouveau parcours.

1. La liste des Achats

Tout sera regroupé dans la liste des Achats : 

• Le sous menu "Documents" va disparaitre. Les documents importés seront toujours accessibles dans les formulaires de saisie
• Le sous menu "Règlements" va disparaitre dans la première version. Cependant, toutes les informations relatives aux règlements seront disponibles dans la liste des achats : date d'échéance, date de règlement, statut réglé ou non réglé. Si vous souhaitez plus de détail sur cette partie, un onglet dédié sera disponible dans le formulaire de saisie.

2. La reconnaissance automatique dès l'import d'un document

Lorsqu'un document sera importé, il sera automatiquement transformé en achat et visible depuis la liste des factures sans actions de votre part. Les données seront automatiquement reconnues, soit par OCR, soit par lecture du fichier XML dans le cadre d'une Factur-X. 

En cliquant sur la facture concernée, vous pourrez consulter et vérifier les informations remontées, depuis l'onglet Contenu de la facture. 

Par ailleurs, le formulaire de saisie sera découpé en 4 onglets distincts : 

• Contenu de la facture  : Vous y retrouverez le type de document ( facture ou avoir), ainsi que les dates, les montants et le fournisseur
• Règlement : Vous y retrouverez les informations relatives au règlement, partie qui est détaillé plus bas dans cet article
• Affectations comptables : Vous y retrouverez les informations relatives à l'affectation comptable de votre achat, partie qui est détaillé plus bas dans cet article 
• Commentaire

Question : qu'adviendra t'il des documents importés avant la livraison, mais qui n'avaient pas été traités?

Réponse : Lors de votre première connexion après la livraison de cette version, les documents non traités seront automatiquement transformés achats et visibles depuis les liste des factures fournisseurs

3. Les différents statuts et alertes

Afin de connaître en un coup d'œil les actions à réaliser si nécessaire après import, des statuts et alertes vont être ajoutés : 

 Le statut " A traiter" sera rajouté en plus des statuts "Réglé" et "Non réglé"

• A traiter : des informations sont manquantes ou incohérentes, une action est attendue de votre part, cliquez sur la ligne concernée
• Non réglé : les informations sont correctes et complètes, vous pouvez procédez à la validation comptable de l'achat
• Réglé : votre facture est bien réglée, vous pouvez voir son affectation comptable depuis l'onglet dédié

Dans la colonne "Fournisseur", si ce dernier n'a pas été reconnu, alors l'alerte "Info manquante" apparaitra.

Au niveau des dates : 

• Infos manquantes : le reconnaissance automatique n'a pas fonctionné sur cette zone
• Incohérent : les dates reconnues automatiquement ne sont pas cohérentes avec la date d'exercice comptable renseignée dans le dossier

Au niveau des montants : 

• Infos manquantes : le reconnaissance automatique n'a pas fonctionné sur cette zone
• Incohérent : les montants reconnus automatiquement ne sont pas cohérents entre eux. Exemple : HT + TVA ≠ TTC

Par ailleurs, la colonne "Affectation" sera ajoutée :

• A Affecter : L'affectation comptable est à renseigner
• A valider : l'affectation comptable est existante mais non validée manuellement
• AC000XX : l'achat est entièrement complété, validé et un numéro lui a été affecté

A noter :
L'absence de l'affectation comptable n'empêchera plus de suivre le règlement de la facture d'achat

4. La gestion des fournisseurs 

Lors de l'importation d'un achat, MEG recherche automatiquement le fournisseur grâce au numéro de SIRET ou via la raison sociale. S'il existe une concordance, alors le fournisseur sera automatiquement remonté, avec les affectations comptables associées. Sinon, le nouveau fournisseur sera crée automatiquement (via OCR ou lecture du format factur-X) ou il vous sera possible de le créer manuellement.

5. Création d'un achat sans justificatif

Vous aurez toujours la possibilité d'ajouter manuellement un achat sans justificatif depuis la liste des factures en cliquant sur le bouton et sur Créer un achat sans justificatif

Alors un panneau latéral s'ouvrira et vous permettra de renseigner les informations avant de cliquer sur Créer l'achat.

A savoir
Il sera impossible d'ajouter ultérieurement un justificatif à ce type de document. 

6. La gestion des règlements

6.1 Faire un règlement simple

Accédez aux règlements en cliquant sur la facture concernée, puis sur l'onglet "Règlement". 

Ici, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une échéance. Ensuite, vous pouvez procéder au règlement manuel en modifiant le statut de l'échéance en "réglé".

Vous avez aussi la possibilité de payer en ligne directement via LIBEO. 

Dès que la date de règlement sera renseignée, le rapprochement de données permettra de relier cette échéance au relevé bancaire et le statut de la facture sera "réglé". Vous pouvez voir un message vous indiquant que cette échéance est liée à une opération bancaire : 

A noter
Lorsqu'une échéance est liée au relevé bancaire, vous devrez supprimer l'affectation directement depuis le relevé bancaire si vous souhaitez la modifier. 

6.2 Faire un règlement groupé

Depuis la liste des factures d'achats, cliquez sur l'icône et sélectionnez Déclarer un règlement groupé.

Vous devez renseigner le fournisseur concerné puis choisir les échéances à régler ensemble : 

Enfin, vous devez choisir le règlement de ces échéances et cliquez sur Enregistrer le règlement.