TABLE DES MATIÈRES

• 1. Gestion des contacts
• 2. Gestion des modèles de saisie (entreprises ayant les affectations comptables d'activées)
  • Page des modèles de saisie
  • Éditer un modèle de saisie
  • Créer un modèle directement depuis l'affectation comptable d'un achat
  • • Partie supérieure : "Fournisseur de confiance"
  • • Partie inférieure : "Comptes comptables du modèle"
• 3. Fonctionnalités principales
  • 3.1. Importer des factures d’achat
  • Méthodes d’importation :
  • 3.2. Créer un achat sans justificatif
  • Créer un achat manuellement
  • Après validation
  • 3.3. Tableau des factures d’achat
  • Visualisation et gestion
  • Pagination et suppression
  • Rechercher et filtrer les factures
  • 3.4. Factures avec acomptes
  • Où trouver le champ « Net à payer » ?
  • Impact sur les règlements
  • Impact sur les affectations comptables (entreprises ayant les affectations comptables d'activées)
  • Impact sur le suivi des factures
  • 3.5. Recevoir une facture électronique
  • Refuser une facture électronique
• 4. Gestion des factures Lu / Non lu
  • 4.1. État d’une facture à sa réception
  • 4.2. Identité visuelle dans le tableau des achats
  • 4.3. Passage à l’état Lu
  • 4.4. Collaboration et synchronisation
  • 4.5. Outils de pilotage
  • Filtre « Achats non lus »
  • Indicateur dynamique sur la page d’accueil
• 5. Comprendre les données du tableau des factures
  • Statut des factures
  • Détection des doublons
  • Actions supplémentaires
  • Découper une facture
• 6. Gestion des règlements
  • 6.1. Gestion des règlements en comptabilité d’engagement
  • Règlement via Libeo
  • Règlement via Bridge
  • Payer et planifier plusieurs factures
  • Autres modes de règlement
  • Modes de paiement personnalisés
  • Matching avec une opération bancaire :
  • 6.2. Gestion des règlements en comptabilité de trésorerie
  • Paiement via Libeo
  • Liaison automatique avec le relevé bancaire
  • Liaison manuelle avec le relevé bancaire
  • Dans le cas d'une liaison à plusieurs factures :
• 7. Gérer ses achats depuis l’application mobile MEG
  • Importer un justificatif d’achat
  • Payer un achat
• 8. Approuver une facture avant son règlement
  • Suivre les factures à approuver
  • Approuver une facture

En Europe, il est communément admis que les achats représentent 60% du chiffre d'affaires dans les entreprises.
Les achats désignent l'ensemble des dépenses engagées par l'entreprise pour faire face à son activité.
Bien qu'une fonction "Achats" soit souvent reconnue dans les grandes entreprises, elle ne reste pas moins importante
dans les petites. Ces dernières ont tout autant besoin d'être efficaces pour optimiser au mieux leurs dépenses et donc
leurs marges.

Le module Achats de Mon-Expert-en-Gestion permet de répondre à plusieurs besoins de la vie de l'entreprise :

1. L'organisation interne
   • Gagner du temps grâce à une saisie rapide, guidée et intuitive des achats,
   • Suivre régulièrement les statistiques des dépenses par un tableau de bord qui s'alimente automatiquement,
   • Sécuriser les données avec l'accès par des identifiants uniques.
2. La relation avec les fournisseurs
   • Alimenter la base des fournisseurs,
   • Optimiser le règlement de vos achats
3. La relation avec l'expert comptable
   • Exporter les données d'achats sous la forme d'écritures comptables à intégrer à l'outil de production de votre cabinet comptable.

En plus, le module Achats est un outil 100% Web qui offre :

À noter
Les passages relatifs aux affectations comptables concernent uniquement les entreprises ayant les affectations comptables d'activées. Si cette fonctionnalité n'est pas activée dans votre dossier, les champs et actions correspondants ne sont pas proposés.

1. Gestion des contacts

La gestion des contacts (clients, fournisseurs, partenaires, etc...) est directement liée au portail Mon-Expert-en-Gestion,
et donc commune à toutes les applications.

Pour gérer vos contacts, cliquez sur Contacts dans la section sur la gauche.

Vous avez la possibilité d’importer votre liste de contacts dans le portail Mon-Expert-en-Gestion, ce qui alimentera
également la base de contacts pour la Facturation. Pour cela, cliquez sur l'icône  situé en haut à droite de la page.

Vous pouvez également consulter l'aide sur l'import de contacts en consultant cet article dédié.

Au-delà de l'import complet de la base, vous pouvez également ajouter des contacts au fur et à mesure de votre utilisation, en cliquant sur

En cliquant sur l'icôneen bout de chaque ligne de contact, vous pourrez accéder au détail de chaque contact: ses informations générales, les adresses liées, ses coordonnées bancaires, ses informations comptables, s’il y a lieu le modèle d’édition (devis, facture, relance) qui lui est attribué, mais aussi le choix du taux de TVA applicable.

Pour affiner vos recherches, des filtres par type de contact sont disponibles.

Vous avez également la possibilité d'exporter votre liste de contacts au format Excel, grâce aux boutons en haut à droite de la page :

• Le boutonvous permet d'effectuer un export de la structure des contacts, c'est-à-dire toutes les informations renseignées pour chaque contact (toute la base des contacts). Vous pourrez également paramétrer les colonnes que vous souhaitez voir apparaître ou non dans l'export.
• Le bouton vous permet d'exporter la sélection, c'est-à-dire la liste des contacts telle qu'elle apparaît sur votre écran (dans le cas où vous souhaitez exporter un échantillon précis de votre base contact)

2. Gestion des modèles de saisie (entreprises ayant les affectations comptables d'activées)

Prérequis
Cette section concerne uniquement les entreprises ayant les affectations comptables d'activées. Le paramétrage initial des comptes comptables et l'import des modèles peuvent être réalisés par votre cabinet.

Dans le menu Paramètres > Achats > Gestion des modèles de saisie, vous pouvez consulter et éditer les modèles de saisie associés à vos fournisseurs.

• Modèles existants : Si un modèle est déjà enregistré pour un fournisseur, il sera automatiquement appliqué aux factures d’achat importées de ce fournisseur.
• Création automatique : Si aucun modèle n’est reconnu, le système propose d’en créer un nouveau après la saisie manuelle des affectations comptables. Ce modèle sera ensuite ajouté à la liste.
• Règles : Un seul modèle peut être associé à chaque fournisseur, et un fournisseur ne peut être lié qu’à un seul modèle.

Page des modèles de saisie

Depuis cette interface, vous pouvez :

• Modifier un modèle : Cliquez sur l’icône crayon (  ) pour éditer un modèle existant.
• Supprimer des modèles : Supprimez des modèles individuellement ou en masse. Attention, l’icône poubelle en haut de la page ( ) supprime tous les modèles.

Éditer un modèle de saisie

Cliquez sur l’icône crayon ( ) pour ouvrir un modèle et effectuer des modifications.

Modifications possibles

• Fournisseur : Vous pouvez sélectionner un fournisseur existant ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton Nouveau fournisseur ( ).
• Un nouveau modèle sera créé dans la liste sans modifier l’ancien.
• Si le fournisseur n’existe pas, une nouvelle fiche contact sera automatiquement créée.
• Détails comptables:
  • Modifier les lignes des comptes comptables : ajoutez ou supprimez des lignes (minimum une).
  • Mettre à jour les numéros de compte comptable et leurs libellés associés.
  • Ajuster le % de TVA associé à un compte (modifiable manuellement). Pour modifier les taux disponibles, accédez à Paramètres > Général > Listes par défaut > TVA > TVA déductibles.

Créer un modèle directement depuis l'affectation comptable d'un achat

Lorsque l'affectation comptable d'un achat est réalisée et qu'il n'y a pas de modèle existant pour le fournisseur, un message vous propose de créer un modèle : 

Cliquez sur "Créer le modèle". Un panneau latéral s'ouvre :

Sur ce panneau latéral vous retrouverez deux parties : 

• Partie supérieure : "Fournisseur de confiance"

Si vous souhaitez paramétrer la validation automatique des affectations comptables, cochez la case "Définir comme fournisseur de confiance et associer un seuil".

Lorsque cette case est cochée, vous pouvez saisir un "seuil maximum", afin que les affectations comptables des achats d'un montant inférieur ou égal à ce seuil soient validées automatiquement.

Ce champ est facultatif. Si vous le laissez vide, la validation automatique pourra se faire sur tous les achats du fournisseur.

• Partie inférieure : "Comptes comptables du modèle"

La ou les lignes d'affectation comptable affichées correspondent à l'affectation comptable que vous avez saisie précédemment.

Si besoin, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires en cliquant sur "Ajouter une ligne de compte comptable".

Ces nouvelles lignes peuvent être supprimées.

Enfin, cliquez sur "Enregistrer".

→ Le modèle s'appliquera sur les prochains achats créés avec ce même fournisseur.

Découvrez la vidéo pas à pas : 

Pour aller plus loin, consultez l’article sur l’affectation comptable des achats (réservé aux entreprises ayant les affectations comptables d'activées).

3. Fonctionnalités principales

3.1. Importer des factures d’achat

Méthodes d’importation :

• Importer des factures : Cliquez sur le bouton Importer (  ) :

• Importation manuelle

• Jusqu’à 20 documents peuvent être importés simultanément.
• La taille maximale pour chaque document est de 5 Mo.
• Les formats PNG, JPG et JPEG sont convertis en PDF.
• Les autres formats ne sont pas acceptés.
• Captation depuis l’application mobile MEG

• Importation par e-mail

• Configurez cette option dans Paramètres > Général > Documents.
• Seuls les fichiers PDF de moins de 10 Mo sont pris en charge.

• Importation via nos connexions partenaires 

  Depuis DEXT : 

• Rendez-vous sur DEXT et connectez-vous à votre compte
• Une fois connecté, dans la barre latérale gauche, cliquez sur Paramètres > Connexions > Intégrations. Cliquez ensuite sur Choisir le logiciel, puis sélectionnez MEG et indiquez vos identifiants de connexion MEG.
• Configurez les différents paramètre de votre intégration : Paramètres > Connexions > Intégrations.
• Une fois vos factures ajoutées et traitées sur DEXT, vous pourrez exporter les écritures vers MEG en cliquant sur Publier. Vous retrouverez alors vos factures dans le module Achats.

  Depuis Ingeneo : 

• Cliquez sur "Entreprises" dans le menu latéral de gauche puis sélectionner le dossier à synchroniser via « actions » et « éditer ». 
• Rendez vous dans « Entreprise », « Comptabilité », onglet « Paramétrage général » et sélectionner MEG - MEG (RCA) dans logiciel 
• Renseignez votre code dossier. Celui-ci doit être identique entre MEG et Ingeneo
• Définissez le type de classeur et sélectionnez« Factures d’achat » 
• Nommez votre classeur 
• Dans la partie « Eléments comptables », activer « numéro de facture », « date d’échéance », autoriser la saisie sur les classes de compte 2 et 6, « mode de règlement » et « codes de TVA » 
• Rendez-vous ensuite dans « Entreprise », « comptabilité » puis dans l’onglet « MEG » cliquer sur « lier un compte à ce dossier comptable » 
• Une page d’authentification vers MEG s’ouvrira, saisissez vos identifiants puis sélectionnez le dossier MEG pour lequel la liaison devra s’établir 
• Dès que le paramétrage aura été effectué, la sélection, le traitement et l’envoi de la facture vers MEG se fera depuis le menu « Bannettes », « + ajouter » puis « déposer des documents »  

Aller plus loin
Utiliser DEXT (article d'aide)
Utiliser INGENEO (article d'aide)

3.2. Créer un achat sans justificatif

Créer un achat manuellement

Si vous ne disposez pas de la facture d’achat :

1. Cliquez sur le bouton des autres options (  ).
2. Sélectionnez Créer un achat sans justificatif.
3. Renseignez les informations nécessaires dans le panneau latéral.

• Respectez les règles applicables aux achats importés.
• Corrigez les erreurs (ex. : dates hors de l’exercice comptable) avant de valider.

À noter
Options supplémentaires (Comptabilité d'engagement uniquement) : 
- Déclarer un règlement multiple
- Gérer les fichiers de virement (ajouter, consulter, modifier) 
- Créer un achat sans justificatif
Exporter les engagements (Comptabilité de Trésorerie uniquement) :
- Exportez vos factures non réglées à une date donnée au format PDF, accompagné d'un fichier Excel. 

Après validation

• L’achat apparaît dans le tableau avec le statut NON RÉGLÉ  et peut être traité comme une facture importée.
• Les fonctionnalités habituelles (règlement, affectation comptable pour les entreprises ayant les affectations comptables d'activées, commentaires) sont disponibles.

Important
Il n’est pas possible d’ajouter un justificatif à un achat créé manuellement.

3.3. Tableau des factures d’achat

Visualisation et gestion

• Les factures importées apparaissent dans un tableau interactif. Ce tableau comporte des onglets et range vos factures selon leurs statuts.

Pagination et suppression

• Le tableau affiche jusqu’à 50 lignes par page. Une pagination (  ) apparaît au-delà.
• Supprimez des factures à l’unité ou en masse en les sélectionnant dans le tableau et en cliquant sur l’icône poubelle ( ).

Rechercher et filtrer les factures

• Recherche
  • Recherchez des factures en saisissant un fournisseur ou un montant TTC.
  • La recherche est insensible aux majuscules, accents, et peut être combinée avec des filtres.
• Filtres
  • Filtrez les factures par statut (annulé, planifié, en erreur, non lu, ...), période d’émission ou statut d’affectation (pour les entreprises ayant les affectations comptables d'activées, en comptabilité d'engagement uniquement).
• Tri des colonnes
  • Triez les colonnes en cliquant sur leur en-tête (ordre croissant ou décroissant).
  • Le tri est réinitialisé si la page est rafraîchie, mais il est conservé en cas de pagination.

3.4. Factures avec acomptes

Un champ Net à payer permet de prendre en compte le montant réellement restant à régler lorsqu’une facture comporte un ou plusieurs acomptes. Ce montant devient la référence pour le suivi de la facture.

Où trouver le champ « Net à payer » ?

Le champ est disponible dans le contenu de la facture, dans le panneau des factures importées et dans le panneau de création d’un achat sans justificatif.

À noter
Lorsque la facture passe au statut PLANIFIÉ, RÉGLÉ ou PARTIELLEMENT RÉGLÉ, le montant net à payer devient non modifiable.

Impact sur les règlements

Le règlement attendu dans l’onglet Règlement est calculé sur la base du net à payer, et non plus sur le montant TTC. Les règles de rapprochement bancaire se basent également sur ce montant.

Impact sur les affectations comptables (entreprises ayant les affectations comptables d'activées)

Pour les entreprises ayant les affectations comptables d'activées, le montant à répartir dans les affectations est calculé à partir du net à payer. Lorsque le TTC et le net à payer sont différents, deux lignes d’affectation sont créées automatiquement par défaut.

Impact sur le suivi des factures

L’indicateur Factures à régler dans la liste des factures est calculé sur la base du net à payer.

3.5. Recevoir une facture électronique

Lorsque la fonctionnalité est activée et que votre entreprise est inscrite auprès d’une Plateforme Agréée avec le statut Inscrit, les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans le module Achats après la date de début d’effet de l’inscription. Le module Achats doit également être activé sur votre espace MEG.

Ces factures apparaissent avec la source Facture Électronique. Vous pouvez les repérer grâce au marquage Non lu et au compteur affiché dans le bloc Actions à faire de la page d’accueil. Une notification mobile peut être paramétrée pour être alerté d’une nouvelle réception.

Spécificités des factures électroniques
Le contenu d’une facture reçue via une Plateforme Agréée n’est pas modifiable. Sa suppression et son découpage sont également impossibles.

Refuser une facture électronique

Un utilisateur disposant du rôle Administrateur ou Dirigeant peut refuser une facture électronique depuis MEG. Le refus est irréversible : ouvrez la facture, cliquez sur Refuser, sélectionnez un motif, ajoutez un commentaire si nécessaire, puis confirmez.

Pour consulter les conditions et les motifs de refus, reportez-vous à l’article dédié à la réception des factures électroniques.

4. Gestion des factures Lu / Non lu

Avec l’arrivée de la Facture Électronique, vous collectez de manière automatique un flux massif et continu de documents. Pour ne passer à côté d’aucune facture importante, MEG introduit un marquage automatique Lu / Non Lu sur les factures du module Achat. Ce repère visuel vous permet d’identifier instantanément les nouvelles factures reçues qui n’ont pas encore été consultées ou traitées.

Prérequis
Cette fonctionnalité est disponible sur tout dossier disposant du module Achat.

4.1. État d’une facture à sa réception

L’état d’une facture est défini automatiquement à sa réception, selon son canal d’entrée.

• Sources externes → état Non lu : les factures provenant de flux automatisés ou de tiers (e-mails, Plateforme agréée, Dext, Ingeneo) arrivent par défaut à l’état Non lu.
• Sources internes → état Lu : les documents importés par une action directe de votre part (import manuel depuis votre ordinateur, flux d’écritures bancaires, photos prises via l’application mobile) arrivent à l’état Lu — ces documents sont considérés comme déjà manipulés.

Cas particulier du découpage
Lorsqu’une facture fait l’objet d’un découpage, les documents générés héritent automatiquement de la source et de l’état Lu / Non Lu du document d’origine.

4.2. Identité visuelle dans le tableau des achats

Les factures non lues se distinguent visuellement dans votre tableau pour vous guider vers les nouveautés :

• Ligne Non lu : typographie entièrement en gras et fond de ligne légèrement grisé.
• Ligne Lu : affichage standard en texte normal sur fond blanc ou gris séquentiel classique.
• Tri des colonnes inchangé : la présence de factures non lues n’influence pas l’ordre d’affichage. Si vous triez par date, fournisseur ou montant, les factures non lues se positionnent naturellement selon ce tri.

À noter
Cette distinction visuelle (gras et fond grisé) est exclusivement visible pour les utilisateurs entreprise. Les profils cabinet ne voient pas ce marquage.

4.3. Passage à l’état Lu

Le passage de l’état Non lu à l’état Lu est automatique et strictement irréversible. Il n’est pas possible de repositionner manuellement une facture consultée à l’état Non lu.

Une facture passe à l’état Lu dans les situations suivantes :

• Consultation unitaire : cliquez sur une ligne de facture Non lu. Le volet de détail s’ouvre et la facture passe immédiatement à l’état Lu. À votre retour sur la liste, l’affichage est automatiquement mis à jour.
• Action de masse « Payer » : toutes les factures Non lu incluses dans votre sélection passent à l’état Lu. Les factures exclues de la sélection conservent leur état initial.
• Action de masse « Supprimer » : les achats sélectionnés qui ne peuvent être supprimés et sont uniquement annulés passent automatiquement à l’état Lu.
• Déclaration d’un règlement groupé : les échéances réglées via la modale Déclarer un règlement groupé font passer les factures associées à l’état Lu.
• Modification manuelle du statut d’une échéance : depuis Achats > Règlements, le passage manuel d’une échéance au statut Réglé via le menu déroulant passe la facture rattachée à l’état Lu.

4.4. Collaboration et synchronisation

• Partage au sein de l’entreprise : le statut Lu / Non Lu est partagé entre tous les utilisateurs entreprise rattachés au dossier. Si un utilisateur ouvre une facture Non lu, elle passe à l’état Lu pour l’ensemble des utilisateurs entreprise du dossier.
• Synchronisation mobile / desktop : la synchronisation est bidirectionnelle et immédiate. Une facture consultée sur l’application mobile passe à l’état Lu sur desktop, et inversement.

Consultation par le cabinet ou le super-administrateur
Si un collaborateur du cabinet comptable ou un super-administrateur ouvre le détail d’une facture de votre dossier, cette action n’a aucun impact sur le statut Lu / Non Lu visible par les utilisateurs entreprise. La facture reste « Non lu » pour votre équipe.

4.5. Outils de pilotage

Filtre « Achats non lus »

Dans votre tableau des achats, le filtre Statut intègre désormais l’option Achats non lus. Son activation met à jour instantanément le tableau pour n’afficher que les factures à l’état Non lu.

Indicateur dynamique sur la page d’accueil

Dans le bloc Actions à faire de votre page d’accueil, la section Achats affiche un nouveau compteur Achats non lus. Il indique en temps réel le nombre total de factures en attente de consultation. Un simple clic sur ce compteur vous redirige automatiquement vers votre tableau des achats avec le filtre Achats non lus activé.

À noter
Le compteur « Achats non lus » est visible uniquement pour les utilisateurs entreprise, y compris lorsqu’aucune facture n’est à l’état Non lu. Il n’est pas visible pour les profils cabinet.

5. Comprendre les données du tableau des factures

Statut des factures

Les statuts indiquent l’état de traitement et de paiement des factures, évoluant selon les actions réalisées. 

Lors de l’importation, une facture peut apparaître comme NON RÉGLÉ  (OCR réussi ou facture-x valide), A TRAITER  (données manquantes ou incohérentes) ou