Définition

La facturation récurrente permet de générer automatiquement des factures à fréquence régulière (mensuelle, trimestrielle, etc.) à partir d’un modèle existant. Elle est idéale pour les prestations répétitives, régulières et prévisibles.

 Création d’une récurrence

La création d'une récurrence se fait à partir d'une facture existante, à condition qu’elle réponde aux critères suivants :

Conditions d’éligibilité de la facture :

• Facture classique (hors acomptes, avoirs, factures de solde)
  
  
• Facture validée, partiellement réglée, soldée ou annulée
  
  
• Non liée à un acompte
  
  
• Non déjà rattachée à une récurrence
  
  

A noter
La facture sert de modèle initial. La première échéance est planifiée selon les paramètres définis lors de la création. 

Fonctionnement des récurrences

Fréquence et génération

À chaque échéance, une nouvelle facture est automatiquement générée avec l’état choisi :

• Brouillon
  
  
• Validée
  
  
• Envoyée par e-mail

 Factures générées

Les factures issues d’une récurrence apparaissent dans la liste des documents et sont gérées comme toutes les autres :

• Réglables, modifiables, envoyables, rapprochables
  
  
• Une facture générée peut être modifiée ou supprimée sans interrompre la récurrence
  
  

Attention 
Modifier une facture générée n'impacte que cette facture. Pour modifier le modèle récurrent, il faut : 
1. Arrêter la récurrence en cours 
2. Dupliquer une facture générée
3. Apporter les modifications nécessaires 
4. Valider la facture et créer une nouvelle récurrence

A noter 
Pas de suspension possible, mais il est possible de reprogrammer la prochaine échéance (ex : repousser de 6 mois.). Si l'interruption est longue ou incertaine, arrêtez la récurrence, et recréez-la plus tard via la duplication d'une facture existante. 

Modification ou arrêt de la récurrence

Modification

Tant qu'une récurrence est active, vous pouvez modifier ses paramètres :

• Fréquence
  
  
• Prochaine échéance
  
  
• Destinataire, etc.

Attention 
Ces changements ne concernent que les factures à venir. 

Arrêt

Une récurrence peut être arrêtée :

• Manuellement par l’utilisateur
  
  
• Automatiquement, si une date de fin a été définie
  
  

Une fois arrêtée, la récurrence passe à l’état "Terminée" : plus aucune facture ne sera générée.

Suivi et gestion

• Toutes les récurrences (actives ou terminées) sont consultables dans l’onglet Récurrences.
  
  
• Depuis chaque facture générée, un accès direct à la récurrence liée est disponible.
  
  

Gestion des erreurs

Des erreurs peuvent survenir lors du processus automatisé. Elles sont visibles à plusieurs niveaux pour permettre une reprise rapide :

Erreur de génération

En cas d’échec :

• Une alerte s'affiche dans la liste des documents et des récurrences
  
• Depuis la fiche de la récurrence, vous pouvez relancer manuellement la génération
  
  

A noter
Une relance automatique est également effectuée dès le lendemain sans action de votre part. 

À retenir

• La facturation récurrente est automatisée, tout en respectant les règles de conformité
  
  
• L’utilisateur peut reprendre la main à tout moment
  
  
• Les modifications sur une facture générée n’affectent pas la récurrence
  
  
• Un changement durable du modèle impose de stopper et recréer la récurrence