TABLE DES MATIÈRES

• 1. Importer des factures d'achats
  • 1.1 Reconnaissance automatique
  • 1.2 Les différents statuts 
  • 1.3 Création d'un achat sans justificatif
• 2. La gestion des fournisseurs 
• 3. La gestion des règlements
  • 3.1 Faire un règlement groupé

1. Importer des factures d'achats

Depuis le menu Achats, visualisez la liste des factures : 

Pour importer un document, plusieurs méthodes de captation sont à votre disposition : 

• Captation par mail
• Import manuel depuis un PC
• Captation par l'application mobile MEG Scan
• Captation depuis le site jefacture.com

Aller plus loin
Les moyens de captations des documents justificatifs (article d'aide)

1.1 Reconnaissance automatique

Lorsqu'un document est importé, il est automatiquement transformé en achat et visible depuis la liste des factures. Les données sont automatiquement reconnues, soit par OCR, soit par lecture du fichier XML dans le cadre d'une Factur-X. 

En cliquant sur la facture concernée, vous pouvez consulter et vérifier les informations remontées, depuis l'onglet Contenu de la facture :

1.2 Les différents statuts 

Visualisez en un coup d'œil depuis la liste des factures, l'état de chacun de vos documents importés ou crées.

• A traiter : des informations sont manquantes ou incohérentes, une action est attendue de votre part, cliquez sur la ligne concernée
• Non réglé : les informations sont correctes et complètes, vous pouvez procédez à la validation comptable de l'achat
• Réglé : votre facture est bien réglée, vous pouvez voir son affectation comptable depuis l'onglet dédié

1.3 Création d'un achat sans justificatif

Si vous ne disposez pas de facture d'achat, vous avez la possibilité d'ajouter manuellement un achat sans justificatif depuis la liste des factures en cliquant sur le bouton puis sur Créer un achat sans justificatif. 

Un fois l’achat créé, il apparait dans le tableau des achat au statut NON RÉGLÉ et se comporte de la même manière qu’une facture importée. En cliquant sur sa ligne, on retrouve les fonctionnalités habituelles (règlement, affectation comptable, commentaires).

Alors un panneau latéral s'ouvre et vous permet de renseigner les informations avant de cliquer sur Créer l'achat.

A savoir
- Il sera impossible d'ajouter ultérieurement un justificatif à ce type de document.
- En cliquant sur Annuler, l'achat n'est pas créé et les données se sont pas sauvegardées.

2. La gestion des fournisseurs 

Lors de l'importation d'un achat, MEG recherche automatiquement le fournisseur grâce au numéro de SIRET ou via la raison sociale. S'il existe une concordance, alors le fournisseur sera automatiquement remonté, avec les affectations comptables associées. Sinon, le nouveau fournisseur sera crée automatiquement (via OCR ou lecture du format factur-X). Si le SIRET a également été détecté, il sera automatiquement intégré à la fiche du nouveau contact. Vous pouvez aussi créer manuellement le contact via le bouton "Créer un fournisseur".

3. La gestion des règlements

Accédez aux règlements en cliquant sur la facture concernée, puis sur l'onglet "Règlement". 

Ici, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une échéance. Ensuite, vous pouvez procéder au règlement manuel en modifiant le statut de l'échéance en "réglé".

Vous avez aussi la possibilité de payer en ligne directement via LIBEO. 

Dès que la date de règlement sera renseignée, le rapprochement de données permettra de relier cette échéance au relevé bancaire et le statut de la facture sera "réglé". Vous pouvez voir un message vous indiquant que cette échéance est liée à une opération bancaire : 

A noter
Lorsqu'une échéance est liée au relevé bancaire, vous devrez supprimer l'affectation directement depuis le relevé bancaire si vous souhaitez la modifier. 

3.1 Faire un règlement groupé

Depuis la liste des factures d'achats, cliquez sur l'icône et sélectionnez Déclarer un règlement groupé.

Vous devez renseigner le fournisseur concerné puis choisir les échéances à régler ensemble : 

Enfin, vous devez choisir le règlement de ces échéances et cliquez sur Enregistrer le règlement.

Aller plus loin
Vous êtes une entreprise et vous gérez l'affectation des comptes comptables pour vos achats ? Consultez notre article d'aide sur le sujet : L'affectation comptable des achats