Fiche pratique – Suivi et validation des règlements clients sur les factures importées

Faciliter le suivi, la validation et le contrôle des règlements clients sur les factures issues d’une importation, tout en sécurisant les données comptables associées.

1. Création automatique de l’échéancier

Lors de l’importation d’une facture, un échéancier est généré automatiquement avec les éléments suivants :

• Montant TTC de la facture
• Date d’échéance : identique à celle indiquée sur la facture
• Mode de règlement : défini selon la fiche client ou le paramétrage entreprise
• Date de règlement : à compléter manuellement

Actions disponibles :

• Encaisser (montant positif)
• Rembourser (montant négatif)
• Annuler : pour revenir à un état modifiable

Remarque : une seule échéances est générée par défaut, mais elle peut être modifiée

2. Modification et gestion des échéances

• Ajouter une échéance

• Possible si la facture n’est pas soldée
• Une nouvelle ligne est générée avec :
  • Montant : 0 €
  • Date d’échéance : +30 jours par rapport à la dernière ligne
  • Mode de règlement : selon fiche client ou paramètre entreprise

• Modifier une échéance

• Tant qu’elle n’est pas validée, il est possible de modifier :
  • Montant TTC
  • Date d’échéance
  • Mode de règlement
  • Date de règlement
• Chaque modification met à jour le montant restant à répartir

• Supprimer une échéance

• Possible uniquement pour les échéances non validées, sauf si c’est la seule

• Valider une échéance

• Deux options :
  • Manuellement via le bouton “Encaisser” ou “Rembourser”
  • Automatiquement si une opération bancaire correspondante est rapprochée
• Une fois validée, une échéance n’est plus modifiable ni supprimable

• Annuler une validation

• Depuis le panneau latéral ou la page des règlements
• Obligatoire :
  • Saisir un motif
  • Confirmer la date d’annulation
• Après annulation, l’échéance redevient modifiable

3. Gestion des écarts de règlement

En cas de solde résiduel sur une facture intégralement encaissée :

• Le système propose de générer une nouvelle échéance correspondant à l’écart constaté
• Ou de solder la facture en confirmant l’écart
• L’échéance complémentaire s’intègre automatiquement dans le suivi et la page des règlements

4. Contrôles automatiques

• Contrôle de cohérence des montants (TTC, HT, TVA)

• Si incohérence détectée (TTC ≠ HT + TVA, HT < TVA, etc.) :
  • Les onglets Suivi des encaissements et Affectation comptable sont inaccessibles
  • Les montants sont affichés en rouge
  • Une alerte bloque l’accès aux échéances

• Contrôle de TVA

• Si TVA incohérente ou absente : mêmes conséquences que ci-dessus

• Contrôle des données de règlement

• Champs obligatoires : montant TTC, date d’échéance, mode de règlement
• Si données manquantes ou mal formatées :
  • Les champs sont en rouge
  • Le bouton “Encaisser” est désactivé

• Contrôle de la répartition

• Si le montant à répartir est non nul :
  • Un message d’erreur s’affiche : "La somme des échéances n’est pas égale au montant de la facture."
  • Le montant restant est affiché en rouge
  • Les échéances ne s’affichent pas dans la page des règlements