TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• 1. Gestion des contacts et des articles
  • 1.1  Gestion des contacts
  • 1.2 Gestion des articles
• 2. Processus de facturation
  • 2.1 - Gestion des devis
    • 2.1.1 Créer un devis
    • 2.1.2 Les différents états d'un devis
  • 2.2  Gestion des factures
    • 2.2.1 Créer une facture
    • 2..2.2 Les différents états d'une facture
  • 2.3 Gestion des règlements
  • 2.4 Les bons de commande et les bons de livraison
• 3. Suivre son activité
  • 3.1 Synthèse de l'activité
  • 3.2 États de synthèse
• 4. Pour approfondir

Introduction

"Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation".
Administration fiscale - Article L. 441-3 du Code de commerce

L'extrait d’article ci-dessus montre que la facturation est tout d’abord une obligation légale.
Mais son enjeu va bien au-delà, puisqu’il s’agit d’un véritable investissement pour votre entreprise : les documents de
facturation font partie de l’identité et de l’image commerciale de l’entreprise. De plus, ils permettent de sécuriser votre
relation avec vos clients et l’administration fiscale.

Mettre en place une bonne facturation nécessite d’élaborer, avec l’aide de votre expert-comptable, une procédure cohérente, simple et efficace. C’est ce que propose le module Facturation du portail Mon-Expert-en-Gestion.

Facturation apporte une réponse à vos besoins, en mutualisant les 4 principaux axes de vie de votre entreprise:

Ce logiciel 100% Web vous permet également de profiter d'un travail collaboratif (multi-utilisateurs) tout en étant mobile (accès multi-devices : pc, tablette, smartphone et multi-OS : Windows, Mac, Linux).

1. Gestion des contacts et des articles

1.1  Gestion des contacts

La gestion des contacts (clients, fournisseurs, partenaires, etc...) est directement liée au portail Mon-Expert-en-Gestion,
et donc commune à toutes les applications.

Pour gérer vos contacts, cliquez sur Contacts dans la section sur la gauche.

Vous avez la possibilité d’importer votre liste de contacts dans le portail Mon-Expert-en-Gestion, ce qui alimentera
également la base de contacts pour la Facturation. Pour cela, cliquez sur l'icône  situé en haut à droite de la page.

Au-delà de l'import complet de la base, vous pouvez également ajouter des contacts au fur et à mesure de votre utilisation, en cliquant sur

En cliquant sur l'icôneen bout de chaque ligne de contact, vous pourrez accéder au détail de chaque contact: ses informations générales, les adresses liées, ses coordonnées bancaires, ses informations comptables, s’il y a lieu le modèle d’édition (devis, facture, relance) qui lui est attribué, mais aussi le choix du taux de TVA applicable.

Pour affiner vos recherches, des filtres par type de contact sont disponibles.

Vous avez également la possibilité d'exporter votre liste de contacts au format Excel, grâce aux boutons en haut à droite de la page :

• Le boutonvous permet d'effectuer un export de la structure des contacts, c'est-à-dire toutes les informations renseignées pour chaque contact (toute la base des contacts). Vous pourrez également paramétrer les colonnes que vous souhaitez voir apparaître ou non dans l'export.
• Le bouton vous permet d'exporter la sélection, c'est-à-dire la liste des contacts telle qu'elle apparaît sur votre écran (dans le cas où vous souhaitez exporter un échantillon précis de votre base contact)

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Gérer les factures récurrentes (vidéo)
Créer un contrat pour les factures récurrentes (article d'aide)

1.2 Gestion des articles

Pour gérer vos articles, cliquez sur Ventes > Articles.

Comme pour la gestion des contacts, vous avez la possibilité d'importer votre liste d'articles dans Facturation en cliquant sur le bouton ou bien de créer des articles un par un en cliquant sur .

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Importer des articles (vidéo)
Importer une base article (article d'aide)

De même, des filtres vous permettent d'affiner vos recherches par types d'articles.

Vous pouvez également créer des articles regroupant plusieurs autres articles existants, nommés "Articles composés". Pour en créer un, cliquez sur le bouton

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Créer des articles composés (vidéo)

De plus, vous avez la possibilité d'appliquer sur vos articles une modification simultanée du taux de TVA, ou du compte comptable de vente grâce au bouton .

2. Processus de facturation

Avant de démarrer votre processus de facturation, il est important de mettre en place vos modèles de facturation. Vous
pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez et l'attribuer au type de documents de votre choix (devis ou
facture).

La gestion des modèles se fait dans Paramètres > Facturation > Modèles d'édition.

Dans chaque modèle, un emplacement est dédié au logo de votre entreprise (en haut à gauche de l'aperçu du modèle).
Vous pouvez le charger directement depuis votre ordinateur.

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Du devis à la facture (vidéo)
Créer vos modèles de documents (vidéo)
Personnaliser les modèles d'édition (article d'aide)

2.1 - Gestion des devis

En fonction de l'activité de votre entreprise, vous pouvez être amené à établir des devis pour faire une proposition
commerciale à vos clients (Paramètres > Facturation > Options pour activer ou désactiver le traitement des devis dans l'application).

Vous pouvez accéder à votre liste des devis en cliquant sur Ventes > Devis.

Dans votre liste de devis, vous pouvez affiner l'affichage des devis grâce aux filtres par état, et par période.

Il vous est également possible en cliquant en haut à droite sur, d'Exporter la liste affichée à l'écran au format Excel, ou bien d'effectuer une Edition groupée des documents au format PDF, en fonction de leur état ou de leur date.

Notez que par défaut, l'affichage des listes de devis et de factures se fait selon la date. Cependant, il est possible de modifier cet ordre en cliquant sur le titre d'une colonne (Numéro, Client, Montants,...). Par exemple, en cliquant sur le titre le colonne "Montant HT", les documents ne s'afficheront plus selon la date, mais selon le montant.

2.1.1 Créer un devis

Pour créer un nouveau devis, cliquez sur .

Par défaut, dans la page de saisie de votre devis, les informations telles que le numéro du devis et sa date s'alimentent automatiquement, en fonction de l'ordre chronologique de création, et de la date du jour.

Dans le champ Client, cliquez sur pour afficher votre base de contacts. Choisissez alors un client dans la liste, ou s'il n'est pas présent, créez simplement un nouveau client en cliquant sur . Celui-ci s'ajoutera alors à votre base.

Vous pourrez ensuite renseigner les champs "Mode de règlement", "Référence" et "Description".

Sélectionnez ensuite un modèle d'édition (que vous aurez personnalisé au préalable dans Paramètres > Facturation > Modèles d'édition). 

Si l'option de "Gestion des affaires" est activée, vous devez également renseigner une probabilité de transformation pour votre devis. C'est le pourcentage de chance que possède le devis pour être accepté par le client : de 0% (Aucune chance) à 100% (Accord de principe). 

(Vous pouvez activer ou désactiver cette option dans Paramètres > Facturation > Options)

Vous pouvez ensuite ajouter des articles dans votre devis en cliquant sur . Cela ouvrira votre base d'articles. Vous pourrez alors sélectionner ceux que vous souhaitez ajouter à votre devis, ou bien créer de nouveaux articles qui seront ajoutés à votre base, en cliquant sur

Dans la partie de droite, vous retrouvez les totaux de votre devis. S'il y a lieu, vous pouvez renseigner un montant de remise global dans le champ Remise Sup. HT  en cliquant sur , ou bien des frais de port dans le champ Frais de port HT en cliquant sur .

Vous pourrez également renseigner des acomptes sur votre devis dans la rubrique Acomptes.

Une fois votre devis correctement rempli, vous pouvez cliquer sur . Le devis apparaît alors à l'état "Brouillon" dans la liste des devis.

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Créer un acompte à partir d'un devis (vidéo)
Créer un acompte (article d'aide)

2.1.2 Les différents états d'un devis

Votre devis passe par plusieurs états, de sa création à sa facturation. Ces différents états sont les suivants :

• A la création de votre devis, celui-ci est en .
• Après l'envoi du devis à votre client, si ce dernier l'accepte, le devis sera alors .
• A l'inverse, si votre client refuse le devis, il sera alors . Vous aurez alors la possibilité de le repasser à l'état Brouillon en cliquant sur  dans la page du devis.
• Lorsque votre devis est accepté, vous avez la possibilité de sortir sa facture de solde en cliquant sur le bouton dans la page du devis. Celui-ci passera alors à l'état .

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Restaurer un devis (vidéo)

2.2  Gestion des factures

Comme pour les devis, vous pouvez accéder à votre liste de factures en cliquant sur Ventes > Factures

Des filtres par état, par type et par date sont disponibles pour affiner vos recherches dans cette liste. Vous y retrouvez
également l'export au format Excel et l'édition groupée des documents, tout comme dans la gestion des devis.

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Editer des documents groupés (vidéo)

2.2.1 Créer une facture

Soit votre nouvelle facture est issue d'un devis facturé (voir "Les différents états d'un devis"), soit vous créez directement une nouvelle facture grâce au bouton . Dans ce second cas, reportez-vous à la section "Créer un devis", car les éléments à renseigner sont identiques (hormis la probabilité de transformation qui est absente pour les factures).

À noter
La date d'échéance de la facture fait partie des informations obligatoires à renseigner.

En fonction du mode de règlement par défaut (Paramètres > Général > Liste par défaut > Mode de règlements), cette date s'alimente automatiquement.
Vous avez toutefois la possibilité de la modifier ou de renseigner plusieurs échéances différentes pour une même
facture. Pour cela, cliquez sur le boutonau niveau de la rubrique "Échéancier" dans la partie de droite. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur  afin d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance.

2..2.2 Les différents états d'une facture

Comme pour un devis, votre facture passe par plusieurs états:

• A la création de la facture, ou à la facturation d'un devis, la facture est à l'état .
• La facture "Brouillon" peut alors être passée à l'état . Cet état peut être restauré pour repasser en "Brouillon".
• Lors de la validation de la facture, votre facture passe alors à l'état . Notez bien que la validation d'une facture est définitive, et celle-ci ne pourra alors plus être modifiée ou supprimée. Le seul moyen d'annuler la facture sera alors de créer un avoir sur celle-ci.
• Une facture annulée par un avoir passera alors à l'état .
• Lors du règlement de la facture, celle-ci passera à l'état .

2.3 Gestion des règlements

Le module Facturation vous propose de suivre les règlements liés aux factures émises. Pour y accéder, cliquez sur Ventes > Règlements. Vous y retrouvez le détail des échéances de vos factures, de la plus récente à la plus ancienne.

Comme pour les listes de devis et factures, vous avez à votre disposition de multiples filtres (États, Types, Mode de règlement, Période) vous permettant de modifier l'affichage de la liste des règlements selon vos besoins.

Afin de régler une échéance, il suffit de cocher la case "Réglé" correspondant à cette échéance. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, vous permettant de renseigner la date de règlement de cette échéance. De même, pour annuler un règlement, il suffit de décocher la case. Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de renseigner les raisons de cette annulation, ainsi que la date.

La partie droite de l'écran des Règlements synthétise vos échéances en affichant le total des échéances échues, des échéances non échues, ainsi que les montants réglés.

Vous pouvez obtenir le détail des échéances d'une facture en cliquant sur l'icône en bout de ligne d'une échéance, puis sur l'icône en haut du volet s'affichant sur la droite.

Sur l'écran des règlements, vous trouverez également un bouton pour effectuer des relances en haut à droite.

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Gérer les relances (vidéo)
Créer un règlement multiple (article d'aide)

2.4 Les bons de commande et les bons de livraison

Le module Facturation vous donne la possibilité de gérer et suivre vos bons de livraison et vos bons de commande.
De nombreuses fonctionnalités vous permettent d'avoir un accompagnement tout au long de votre processus, de la
commande à la facturation. Ces fonctionnalités sont liées mais fonctionnent aussi indépendamment.

Vous pouvez activer ces fonctionnalités depuis les Paramètres > Facturation > Options en activant les curseurs à côté de "Bons de commandes" et "Bons de livraisons", puis en cliquant sur .

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Les bons de commande et les bons de livraisons (article d'aide)

3. Suivre son activité

Vous pouvez retrouver sur MEG des synthèses de données relatives à votre activité, et vos saisies dans le module de Facturation.

3.1 Synthèse de l'activité

Vous pouvez accéder à la synthèse de votre activité dans le menu de gauche, en cliquant sur Analyse > États > Facturation - Synthèse de l'activité.

Vous pourrez alors sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez votre synthèse.

Pour chaque rubrique, vous pouvez cliquer sur Oui ou Non afin de faire apparaître ou non la dite rubrique dans votre synthèse.

Une fois la période et les rubriques sélectionnées, vous pourrez alors exporter votre synthèse au format PDF en cliquant sur .

3.2 États de synthèse

En plus de la synthèse de votre activité, vous pouvez également générer des états de synthèse plus précis, en cliquant sur Analyse > États > Facturation - États de synthèse.

Sur cette page, vous pourrez sélectionner la période souhaitée pour votre état de synthèse.

Cochez ensuite la case correspondante à l'état que vous souhaitez générer, puis cliquez sur Générer les états de synthèse. Un fichier Excel contenant les informations correspondantes sera alors exporté.

Pour aller plus loin
Exporter le chiffre d'affaires par article et/ou par client (article d'aide)

4. Pour approfondir

Pour aller plus loin
Paramétrer la facturation (vidéos)
Maitriser la facturation (vidéos)
Facturer ses clients (vidéos)