TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• 1. Paramétrage comptable
• 2. Gestion des contacts
• 3. Les options
• 4. Processus de gestion des achats
  • 4.1 Gestion des documents
  • 4.2 Saisie des achats
    • Créer une nouvelle dépense (facture ou avoir)
  • 4.3 Gestion des règlements
  • 4.4 États de synthèse
• 5. Cas particulier des Achats en comptabilité de trésorerie
  • 5.1 Importer les factures dans Achats

Introduction

En Europe, il est communément admis que les achats représentent 60% du chiffre d'affaires dans les entreprises.
Les achats désignent l'ensemble des dépenses engagées par l'entreprise pour faire face à son activité.
Bien qu'une fonction "Achats" soit souvent reconnue dans les grandes entreprises, elle ne reste pas moins importante
dans les petites. Ces dernières ont tout autant besoin d'être efficaces pour optimiser au mieux leurs dépenses et donc
leurs marges.

Le module Achats de Mon-Expert-en-Gestion permet de répondre à plusieurs besoins de la vie de l'entreprise :

1. L'organisation interne
   • Gagner du temps grâce à une saisie rapide, guidée et intuitive des achats,
   • Suivre régulièrement les statistiques des dépenses par un tableau de bord qui s'alimente automatiquement,
   • Sécuriser les données avec l'accès par des identifiants uniques.
2. La relation avec les fournisseurs
   • Alimenter la base des fournisseurs,
   • Optimiser le règlement de vos achats
3. La relation avec l'expert comptable
   • Exporter les données d'achats sous la forme d'écritures comptables à intégrer à l'outil de production de votre cabinet comptable.

En plus, le module Achats est un outil 100% Web qui offre :

• Un travail collaboratif (multi-utilisateurs),
• Une souplesse d'accès depuis n'importe quel support (multi-devices : pc, tablette, smartphone et multi-OS : Windows, Mac, Linux).

1. Paramétrage comptable

Avant de commencer à saisir vos achats, vous devrez vérifier le paramétrage des comptes comptables qui remonteront dans le module "Achats".

Pour cela, cliquez sur Paramètres > Général > Comptes comptables, puis accédez à l'onglet .

Sur cette page, vous pourrez renseigner les "Comptes de charges", "Comptes des immobilisations" ou les "Autres comptes" qui remonteront dans les saisies d'achats. Pour en ajouter un nouveau, cliquez sur .

Vous pourrez alors ajouter un compte déjà présent dans votre plan comptable, ou bien en créer un nouveau en cliquant sur .

En bas de page, vous aurez également la possibilité de paramétrer les comptes comptables de "Remise" et de "Frais de port".

Enfin, une dernière option vous permet de choisir entre 2 types d'affichage du compte comptable dans la saisie d'un achat:

• Soit le numéro du compte + le libellé du compte
• Soit le libellé du compte seul.

2. Gestion des contacts

La gestion des contacts (clients, fournisseurs, partenaires, etc...) est directement liée au portail Mon-Expert-en-Gestion,
et donc commune à toutes les applications.

Pour gérer vos contacts, cliquez sur Contacts dans la section sur la gauche.

Vous avez la possibilité d’importer votre liste de contacts dans le portail Mon-Expert-en-Gestion, ce qui alimentera
également la base de contacts pour la Facturation. Pour cela, cliquez sur l'icône  situé en haut à droite de la page.

Vous pouvez également consulter l'aide sur l'import de contacts en consultant cet article dédié.

Au-delà de l'import complet de la base, vous pouvez également ajouter des contacts au fur et à mesure de votre utilisation, en cliquant sur

En cliquant sur l'icôneen bout de chaque ligne de contact, vous pourrez accéder au détail de chaque contact: ses informations générales, les adresses liées, ses coordonnées bancaires, ses informations comptables, s’il y a lieu le modèle d’édition (devis, facture, relance) qui lui est attribué, mais aussi le choix du taux de TVA applicable.

Pour affiner vos recherches, des filtres par type de contact sont disponibles.

Vous avez également la possibilité d'exporter votre liste de contacts au format Excel, grâce aux boutons en haut à droite de la page :

• Le boutonvous permet d'effectuer un export de la structure des contacts, c'est-à-dire toutes les informations renseignées pour chaque contact (toute la base des contacts). Vous pourrez également paramétrer les colonnes que vous souhaitez voir apparaître ou non dans l'export.
• Le bouton vous permet d'exporter la sélection, c'est-à-dire la liste des contacts telle qu'elle apparaît sur votre écran (dans le cas où vous souhaitez exporter un échantillon précis de votre base contact)

3. Les options

Dans Paramètres / Achats / Options, vous avez le choix d'afficher et de personnaliser certaines données : 

- Les quantités et prix dans le détails des achats

- Saisie obligatoire du numéro de chèque ou virement 

- Gestion des achats intracommunautaires 

- Gestion de l'autoliquidation bâtiment 

- Affichage de la pièce comptable dans un nouvel onglet ou sur la même page  

- Personnalisation du libellé de l'export comptable

4. Processus de gestion des achats

4.1 Gestion des documents

L'onglet "Documents" vous permet d'accéder à vos factures d'achats importées. Pour y accéder, cliquez sur Achats > Documents. Vous y retrouverez tous les documents récupérés par n'importe quels modes de captation, et pourrez les trier selon leur date d'ajout.

Aller plus loin
Les moyens de captation des documents justificatifs (article d'aide)

Si votre fichier PDF contient plus d'une page, la fonction de découpage vous sera proposée. Elle vous permet de séparer votre fichier en plusieurs fichiers PDF. Pour l'utiliser, cliquez sur .

• Si votre fichier contient 2 pages, le découpage va les séparer en 2 fichiers uniques. Vous aurez la possibilité de garder le fichier d'origine en cochant la case correspondante.
• Si votre fichier contient plus de 2 pages,  le découpage se fait page par page et génère autant de fichiers PDF que de pages. Vous pouvez aussi seulement découper certaines pages ou juste une partie des pages à inclure dans un fichier. Pour cela, tapez les numéros de pages et/ou étendues de pages à découper, séparés par des virgules en commençant par le début du document ou de la section.

(Exemple: sur un pdf de 9 pages, en saisissant 1,2,3-9), vous obtiendrez 3 PDF: Un PDF de la page 1, un PDF de la page 2, et un PDF contenant de la page 3 à la page 9.)

À savoir
Il ne faut pas mettre d'espace entre les caractères pour le découpage. Par exemple, saisir 1,2,3-4,5-9
Si une page n'est pas incluse dans le découpage, elle ne fera pas partie des PDF générés.

Vous pourrez également créer et saisir votre achat directement à partir de votre document, en cliquant sur . Cela vous emmènera directement sur une page de saisie de l'achat, avec votre document lié.

4.2 Saisie des achats

Pour accéder à votre liste d'achats, cliquez sur Achats > Factures d'achats.

Vous pouvez affiner l'affichage de votre liste des achats grâce aux filtres par état, et par période, situés en haut de la liste.
Il vous est également possible d'exporter la liste affichée à l'écran au format Excel en cliquant sur .

Dans la liste des achats, une colonne vous permet de suivre l'état de chaque facture enregistrée. 

Soit elle est non réglée,  réglée, ou bien annulée.
En fonction de l'état d'une facture, il est possible de :

• La modifier en cliquant sur le bouton  ,
• La supprimer à partir du bouton ,
• Les lignes d'achats comportant le bouton  sont celles qui ont été exportées en comptabilité. Ainsi, vous ne pouvez ni les modifier, ni les supprimer; seule leur consultation est possible.
• Les lignes d'achats comportant le bouton  sont celles qui comportent une pièce jointe. Vous pouvez la consulter en cliquant dessus.

Créer une nouvelle dépense (facture ou avoir)

Pour saisir une nouvelle dépense, cliquez sur  dans la liste des achats.

À savoir 
Par défaut, la dépense créée est une "Facture" mais vous pouvez également choisir d'enregistrer une facture d'avoir établie par votre fournisseur. Dans ce cas, il suffit de sélectionner "Avoir" dans le champ "Type".

Important
Dans le cas d'un avoir, il n'est pas nécessaire de mettre le signe "-" (moins) devant le montant des charges. En effet, l'avoir remontera automatiquement en négatif dans la liste des achats après création. 

Le numéro de l'achat dans la liste suit l'ordre chronologique de création.

Vous devez obligatoirement indiquer la date de la dépense et un fournisseur. 

Dans le champ "Fournisseur" vous pouvez rechercher le nom du fournisseur souhaité, le sélectionner dans la liste déroulante, ou bien en créer un nouveau à la volée en cliquant sur .

Une fois ces champs remplis, vous aurez la possibilité de renseigner le numéro de facture, le mode de règlement ainsi que la date d'échéance de l'achat.

Pour ajouter une nouvelle ligne de dépense, cliquez sur  . Pour chaque ligne, renseignez :

• Un N° de compte : en cliquant sur le champ correspondant, vous accédez à la liste des comptes comptables de l'entreprise.
• Un libellé de la ligne : correspond soit au libellé du compte comptable sélectionné, soit vous pouvez directement
  saisir l'objet de l'achat.
• Une quantité, un prix unitaire HT et un taux de TVA. Ainsi toutes les autres données (Montant HT, TVA et TTC) sont calculées automatiquement. De même, renseigner uniquement la quantité, le taux de TVA et le TTC permet de calculer automatiquement les montants des autres colonnes

> À partir du bouton , il est possible de supprimer chaque ligne ou directement toutes les lignes d'achat.

Vous avez la possibilité d'enregistrer la dépense en cours "Comme modèle". Dans ce cas, ce modèle pourra être utilisé pour l'ajout de nouvelles dépenses auprès du même fournisseur. Cette fonctionnalité représente un réel gain de temps pour les factures de dépenses récurrentes engagées par l'entreprise (quittance de loyer, factures d'eau, etc.)

Fonctionnement

1. Vous enregistrez une dépense "Comme modèle" en cliquant sur le bouton sur la page de saisie.
2. Vous ajoutez une nouvelle dépense. Au moment de la sélection du fournisseur (identique à celui du modèle), vous avez le choix d'utiliser ou non le modèle d'achat enregistré pour ce fournisseur.
3. Si vous choisissez d'utiliser le modèle, alors toutes les lignes présentes sur le modèle sont reprises.

Sur la partie de droite, vous retrouverez les totaux de votre facture d'achat. S'il y a lieu, renseignez un montant de remise global ou des frais de port.

Si la dépense a déjà été réglée au moment de son ajout dans le module Achats, vous pouvez directement le mentionner en cochant la case "Réglé" et en renseignant la date de règlement.
De plus, vous avez la possibilité de saisir un commentaire lié à la facture d'achat.

4.3 Gestion des règlements

Le module "Achats" vous propose de suivre les règlements liés aux factures reçues de vos fournisseurs. Pour y accéder, cliquez sur Achats > Règlements. Vous y retrouverez le détail des échéances de vos factures, de la plus récente à la plus ancienne.

Grâce aux filtres par états, par date et par échéances (dépassées, -30 jours, -60 jours, ...), vous pourrez modifier l'affichage de la liste pour affiner votre recherche selon vos besoins.

Pour régler une échéance, il suffit de vous rendre dans la colonne "Statut" et de sélectionner "Réglé" dans le menu déroulant. Ainsi, la date du jour s'alimente automatiquement dans la colonne "Date de règlement". De même, pour annuler un règlement, il suffit de modifier son statut en le passant en "À régler" ou "En attente".

• Lorsqu'une facture d'achat a été enregistrée dans la saisie, elle apparaît dans la liste des règlements en statut "En
  attente".
• Lorsqu'une facture d'achat présente toutes les conditions pour être réglée (exemple : validation de l'achat par
  le responsable de l'entreprise, date d'échéance proche, ...) mais que son paiement n'a pas encore été effectué auprès du fournisseur, attribuez-lui un statut "À régler".
• Une fois que le paiement de la facture est effectué auprès du fournisseur, attribuez-lui un statut "Réglé", en renseignant le mode et la date de règlement, s'il y a lieu le numéro de chèque ou de virement.
• Pour ajouter plusieurs échéances à une facture (régler une facture en plusieurs fois), cliquez sur le bouton puis sur le bouton dans le volet latéral. Une fenêtre de "Détail des échéances" s'ouvrira, et vous pourrez renseigner vos diverses échéances ici.

La partie de droite synthétise les règlements par le total du montant à devoir, le détail des échéances échues, non échues et réglées avec un détail sur les écarts de règlement (intervient lorsqu'une partie seulement de la facture a été réglée).

En cliquant sur le bouton en haut à droite de la page, vous pouvez ajouter et générer vos fichiers de virements. Dans ce cas, il faut au préalable avoir renseigné les informations bancaires du fournisseur dans "Contacts".

Aller plus loin
Régler vos factures avec Libéo (article d'aide)

4.4 États de synthèse

Comme pour le module de Facturation, vous avez la possibilité de récupérer des états de synthèses relatifs à votre activité. Pour cela, cliquez sur Analyse > États > Achats.

Vous aurez alors la possibilité de sélectionner 2 types d'états de synthèse:

• Un état de "dépenses par poste de charge", résumant les dépenses faites sur chacun des comptes de charges.
• Un état de "dépenses par fournisseur", listant les dépenses effectuées auprès de chaque fournisseur.

Une fois une des cases cochées, vous pourrez alors cliquer sur Exporter au format Excel, ce qui vous téléchargera un fichier Excel contenant les informations demandées.

Vous avez également la possibilité le "Journal des évènements" pour Achats. Celui-ci liste toutes les manipulations effectuées sur votre dossier au niveau du module Achats. Vous pourrez filtrer ce journal des évènements sur une période donnée, puis l'exporter si vous le souhaitez, en cliquant sur l’icône

5. Cas particulier des Achats en comptabilité de trésorerie

5.1 Importer les factures dans Achats

Depuis Achats, retrouvez la liste des factures. 

Les fonctionnalités proposées sont les suivantes : 

• Ajouter plusieurs pièces jointes en même temps
• Reconnaissance des données via l'OCR
• Ajout automatique d'un statut à la facture 

Il existe plusieurs modes de captation des documents :

• Captation par mail
• Captation par le PC
• Captation par MEG Scan
• Import manuel de documents

Aller plus loin
Les moyens de captation des documents justificatifs (article d'aide)

Une fois vos factures importées, vous pouvez les consultez en cliquant directement sur la facture concernée, un panneau latéral s'ouvre avec toutes les informations concernant : le contenu de la facture, le règlement et les commentaires.