Configurer un parcours d’approbation des achats

Prérequis

- Le dossier doit être configuré en comptabilité d’engagement.
- Vous devez disposer du profil Administrateur Portail Entreprise ou Utilisateur cabinet.
- Au moins un utilisateur de l’entreprise doit être désigné comme approbateur lorsque le parcours est activé.

Guide interactif

Comment configurer le parcours d’approbation des achats

La page de paramétrage est accessible depuis Paramètres > Général > Gestion des processus métiers.

Le fil d’Ariane affiché sur la page est le suivant : Accueil > Paramètres > Processus métiers.

Vous pouvez également accéder directement à la page depuis l’adresse suivante : https://mon-expert-en-gestion.fr/portail/parametres/processus-metiers

1. Cliquez sur Paramètres.

2. Sélectionnez Général, puis cliquez sur Gestion des processus métiers.

La page de paramétrage du parcours d’approbation des achats s’affiche.

3. Activez le parcours d’approbation des achats.

Le parcours est activé pour les nouvelles factures reçues après l’enregistrement.

4. Sélectionnez les utilisateurs de l’entreprise autorisés à approuver les factures.

Vous pouvez sélectionner autant d’approbateurs que nécessaire, quel que soit leur profil utilisateur.

Approbateurs autorisés

Les utilisateurs du cabinet ne peuvent pas être désignés comme approbateurs. Un membre du cabinet peut configurer le parcours pour le compte de l’entreprise, mais il ne peut pas s’approuver lui-même ni désigner un collègue du cabinet.

5. Saisissez le seuil d’approbation dans le champ prévu à cet effet.

Saisissez un montant TTC avec exactement deux décimales, par exemple 1 000,00.

Règle d’orientation

- Une facture dont le montant TTC est inférieur au seuil devient Non approuvable. Elle ne suit pas le parcours d’approbation.
- Une facture dont le montant TTC est supérieur ou égal au seuil devient À approuver.
- Si aucun seuil n’est renseigné, le système applique un seuil égal à 0. Toutes les nouvelles factures reçues passent alors dans l’état À approuver.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau paramétrage est enregistré. Il s’applique uniquement aux nouvelles factures reçues et n’a aucun effet rétroactif.

Attention

Si le parcours est activé sans approbateur, le bouton Enregistrer reste désactivé. Si le seuil ne comporte pas exactement deux décimales, l’enregistrement est également bloqué.

Comment modifier le paramétrage

1. Accédez à la page Gestion des processus métiers depuis Paramètres > Général.

2. Modifiez la liste des approbateurs ou le seuil TTC.

3. Cliquez sur Enregistrer.

La modification du seuil s’applique aux nouvelles factures. Elle ne modifie pas l’état des factures déjà orientées vers le parcours.

Un approbateur retiré perd immédiatement son droit d’approbation sur les factures déjà en attente. L’ajout d’un approbateur s’applique aux futurs achats.

Attention

La désactivation du parcours libère immédiatement les factures en attente dans l’état À approuver. Elles deviennent payables et les paramètres du parcours sont réinitialisés.

Comment suivre les factures à approuver

1. Accédez à l’onglet À approuver.

Les factures en attente d’approbation sont regroupées dans cet onglet. Elles restent également visibles dans les autres onglets selon leur avancement comptable.

2. Depuis la page d’accueil, consultez le bloc Actions à faire.

3. Cliquez sur Achats à approuver.

Le nombre affiché correspond au volume total de factures en attente. Le lien ouvre directement l’onglet À approuver.

Routage automatique

Le routage correspond à l’orientation automatique d’une facture vers un état d’approbation. Il s’exécute uniquement lorsque le parcours est activé et une seule fois par facture :

- lors de l’import initial ou du découpage de la pièce ;
- après la correction du contenu d’une facture arrivée dans l’état À traiter.

Une facture déjà routée ne repasse pas dans le parcours si son contenu ou son montant est modifié. Les factures importées avant l’activation du parcours sont considérées comme Non approuvables.

Notifications

En version MVP, aucune notification proactive par e-mail ou notification automatique n’est envoyée lorsqu’une facture arrive dans l’onglet À approuver.

Comment approuver une facture

Le bouton Approuver pour règlement s’affiche uniquement si la facture est dans l’état À approuver et si l’utilisateur connecté figure parmi les approbateurs configurés.

1. Ouvrez l’onglet À approuver.

2. Sélectionnez la facture à contrôler.

3. Vérifiez les informations de la facture.

4. Cliquez sur Approuver pour règlement.

La facture passe dans l’état Approuvé et quitte l’onglet À approuver.

5. Ouvrez l’onglet À régler.

Les échéances de la facture passent dans l’état À régler. Les restrictions de paiement sont levées.

6. Survolez l’indicateur d’approbation affiché sur la facture.

Le message affiche le nom et le prénom de l’approbateur ainsi que la date d’approbation.

Droits d’approbation

Les utilisateurs non approbateurs voient un message indiquant que la facture est en attente d’approbation, mais ne disposent d’aucun bouton d’action.

Lorsqu’une facture est ouverte simultanément par plusieurs approbateurs, seule la première approbation validée est enregistrée.

Attention

Tant qu’une facture est dans l’état À approuver, aucune action volontaire de règlement n’est possible, quel que soit le profil de l’utilisateur. Les actions de règlement manuel, de règlement groupé et de règlement via partenaire sont désactivées.

Vous pouvez toutefois ajouter ou supprimer des échéances et modifier le contenu textuel de leurs champs.

L’approbation n’est pas disponible dans l’application mobile en version MVP. Le blocage du règlement s’y applique également.

Comment gérer les cas particuliers

Rapprochement bancaire automatique

Si une facture dans l’état À approuver correspond exactement à une opération bancaire, l’échéance passe dans l’état Réglée.

Le paiement déjà identifié par l’opération bancaire est prioritaire sur le blocage du règlement. La facture reste néanmoins soumise à l’approbation afin de conserver la traçabilité de la validation.

Factures d’avoirs

Les factures d’avoirs suivent systématiquement le parcours d’approbation afin de tracer l’action de validation.

Comment consulter les événements d’approbation

1. Ouvrez le Journal des événements.

2. Sélectionnez la catégorie Achat.

Le journal affiche les événements de routage et d’approbation des factures.

3. Sélectionnez la catégorie Propriété d’approbation des achats.

Le journal affiche uniquement les modifications du paramétrage du parcours.

4. Cliquez sur la ligne Achat ou Propriété d’approbation des achats dans la section des événements et des compteurs.

Le tableau applique automatiquement le filtre correspondant.

Événements enregistrés

Le journal conserve de manière permanente les modifications du paramétrage, avec leur date, leur heure et l’identité de l’utilisateur.

Il retrace également les étapes du cycle de vie des factures :

- le routage automatique vers l’état À approuver ;
- l’approbation de la facture pour paiement ;
- l’utilisateur ayant effectué l’approbation ;
- la date et l’heure de chaque action.