Note de Frais dispose d'une interface administrateur destinée à gérer les profils des utilisateurs et le fonctionnement général de l'application. L'accès à cette console de supervision nécessite un profil administrateur.

Un profil administrateur peut :

• Paramétrer les comptes des frais
• Accéder aux options Entreprises et Salariés de Note De Frais
• Valider les notes de frais des salariés
• Exporter les écritures comptables

1. Paramétrer le plan comptable

Dans Mon Expert en Gestion, vous pouvez soit importer votre plan comptable, soit utiliser le plan comptable par défaut. Pour cela, cliquez sur Paramètres > Général > Comptes comptables, puis cliquez sur l'onglet .

Si vous avez déjà importé votre propre plan comptable, vous pourrez alors cliquer sur (Ajouter un compte de charges) au niveau de la rubrique "Comptes de charges". Cela créera une ligne où vous pourrez sélectionner le compte comptable, le libellé, le taux de TVA, le pourcentage de récupération TVA.

Si vous souhaitez utiliser le paramétrage par défaut pour Note de Frais, cliquez sur en haut à droite de la page. Cela chargera un paramétrage complet de comptes de charges pour le module.

Vous pouvez également regrouper les comptes de charges en rubriques. Les rubriques apparaissent au moment de la saisie d'un frais. Elles servent à simplifier la saisie à vos salariés.

Pour créer vos propres rubriques, cliquez sur (Ajouter une rubrique).

Une fois votre paramétrage effectué, cliquez sur .

2. Options entreprise

Cet onglet regroupe les options de validateur, de saisie ou d'écritures comptables. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Paramètres > Notes de frais > Options entreprise.

2.1 Validateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez vous ajouter un rôle de Validateur. En cochant cette option, vos salariés ayant un rôle utilisateur sur NDF, ne pourront plus "Valider" leurs notes de frais, mais seulement vous les envoyer pour validation.

Après visualisation de la note de frais, vous pourrez à ce moment-là cliquer sur afin de "Valider" ou "Refuser" la note en laissant éventuellement un commentaire.

En cas de refus, la note passe en statutl'utilisateur pourra la modifier à nouveau.

Si vous activez cette option, vous aurez également la possibilité d'activer les notifications par e-mail, afin que l'utilisateur soit notifié quand une de ses notes de frais est acceptée ou refusée.

2.2 Options de saisie

Dans ces options, vous retrouvez plusieurs choix d'organisation de la saisie des notes de frais.

• Préfixe des notes de frais : Les numéros de pièces pour les notes de frais sont personnalisables. Le préfixe des notes de frais viendra compléter les numéros de pièces affectés aux notes de frais.

• Définir un taux d'IK fixe : Vous pouvez définir un taux d'indemnité kilométrique fixe identique à tous les salariés.

• Numérotation automatique des pièces : En choisissant cette option, un numéro sera attribué automatiquement à chaque pièce.

• Saisie mensuelle des notes de frais : Les salariés peuvent soit saisir plusieurs notes de frais par mois, ou seulement une note de frais pour le mois.

2.3 Écriture comptable

Vous pouvez choisir de centraliser tous les frais à la date de la fin du mois de la note de frais OU de prendre la date de saisie du frais comme date de l'écriture.

Vous pouvez également choisir de numéroter automatiquement la pièce comptable, ou paramétrer votre propre racine et compteur pour la numérotation.

3. Options salariés

Cet onglet regroupe par salarié son (ses) véhicule(s) personnel(s) utilisé(s), le barème kilométrique et des options de saisie.

Vous pouvez sélectionner le salarié à paramétrer dans le menu déroulant "Salarié".

À noter
Chaque utilisateur doit être crée au sein de l'entreprise depuis Paramètres / Général / Utilisateurs pour apparaître dans les options salariés.

3.1 Caractéristiques du véhicule

Chaque salarié peut utiliser plusieurs véhicules, dont vous renseignez les caractéristiques suivantes :

• Le type (voiture ou deux roues supérieur ou inférieur à 50cc)
• Le modèle
• La puissance fiscale qui va déterminer le taux d'indemnisation au kilomètre
• Une estimation du nombre de kilomètres par an (sert également au calcul du taux d'indemnisation).

Important :
Si vous changez de véhicule en cours d'année vous devez noter sur ce nouveau véhicule les kilomètres qui vous ont déjà été remboursés dans l'année civile.

3.2 Affichage des colonnes

Pour chaque salarié, vous pouvez personnaliser l’écran de saisie de ses notes de frais, en sélectionnant les différentes colonnes à afficher.

• La colonne CB Pro distingue les paiements par CB personnelle de ceux par CB professionnelle.
• La Refacturation renseigne les montants à éventuellement
  refacturer à un client.
• La colonne Analytique affecte un code analytique au frais.