Superviser les notes de frais

TABLE DES MATIÈRES

• Paramétrer le plan comptable
  • Importer votre plan comptable
  • Utiliser le plan comptable par défaut
  • Créer des rubriques (optionnel)
• Options entreprise
  • Validateur
  • Options de saisie
  • Écriture comptable
• Options salariés
  • Caractéristiques du véhicule
  • Affichage des colonnes

La fonctionnalité Note de Frais dispose d'une interface d'administration permettant de gérer les paramètres comptables, les options entreprise et les profils salariés. Vous pouvez également valider les notes de frais soumises par vos collaborateurs et exporter les écritures comptables.

Prérequis
Disposer d'un profil administrateur sur le module Note de Frais.

Paramétrer le plan comptable

1. Accédez au plan comptable en cliquant sur Paramètres , puis Général, et Comptes comptables

2. Consultez l'onglet Note de frais

Importer votre plan comptable

1. Cliquez sur Ajouter un compte de charges dans la rubrique "Comptes de charges"

2. Renseignez les champs : 

• Compte comptable
• Libellé
• Taux de TVA
• Pourcentage de récupération TVA

3. Cliquez sur Enregistrer

Utiliser le plan comptable par défaut

1. Cliquez sur Charger le paramétrage par défaut en haut à droite de la page

2. Cliquez sur Enregistrer

Créer des rubriques (optionnel)

Les rubriques regroupent les comptes de charges et s'affichent lors de la saisie d'un frais. Elles simplifient la saisie pour vos salariés.

1. Cliquez sur Ajouter une rubrique

2. Renseignez le nom de la rubrique.

3. Cliquez sur Enregistrer

Options entreprise

1. Accédez aux options entreprise en cliquant sur Paramètres, sans la rubrique Notes de frais, puis Options entreprise

Validateur

Les salariés avec un rôle utilisateur ne peuvent alors plus valider leurs propres notes de frais : ils vous les soumettent pour validation.

Activez les notifications par e-mail pour que les salariés soient notifiés lorsqu'une note est acceptée ou refusée (optionnel).

Pour valider ou refuser une note de frais :

1. Ouvrez la note de frais à traiter

2. Cliquez sur Valider ou Refuser. Vous pouvez ajouter un commentaire en cas de refus

Note
Lorsqu'une note de frais est refusée, elle passe au statut "Refusée". Le salarié peut la modifier et la soumettre à nouveau.

Options de saisie

Configurez les paramètres d'organisation de la saisie des notes de frais :

• Préfixe des notes de frais : personnalise le préfixe intégré aux numéros de pièces
• Taux d'IK fixe : applique un taux d'indemnité kilométrique identique à tous les salariés
• Numérotation automatique des pièces : attribue automatiquement un numéro à chaque pièce
• Saisie mensuelle : limite chaque salarié à une seule note de frais par mois

Écriture comptable

Configurez la date et la numérotation des écritures comptables :

• Date de centralisation : choisissez entre la date de fin de mois de la note de frais ou la date de saisie du frais
• Numérotation : activez la numérotation automatique ou définissez votre propre racine et compteur

Options salariés

1. Accédez aux options salariés en cliquant sur Paramètres, dans la rubrique Notes de frais, puis Options salariés

Note
Création des utilisateurs : Chaque utilisateur doit être créé au sein de l'entreprise depuis Paramètres > Général > Utilisateurs pour apparaître dans les options salariés.

2. Sélectionnez le salarié à paramétrer dans le menu déroulant Salarié

Caractéristiques du véhicule

Chaque salarié peut utiliser plusieurs véhicules. Pour chaque véhicule, renseignez :

• Le type (voiture, deux roues supérieur ou inférieur à 50 cc)
• Le modèle
• La puissance fiscale (détermine le taux d'indemnisation au kilomètre)
• L'estimation du nombre de kilomètres par an (utilisée pour le calcul du taux d'indemnisation)

Attention
Changement de véhicule en cours d'année : Reportez sur le nouveau véhicule le nombre de kilomètres déjà remboursés durant l'année civile.

Affichage des colonnes

Personnalisez l'écran de saisie de chaque salarié en sélectionnant les colonnes à afficher :

• Libellés
• CB Pro : distingue les paiements par carte bancaire personnelle de ceux par carte bancaire professionnelle
• Refacturation : indique les montants à refacturer à un client
• Pièce
• Analytique : affecte un code analytique au frais
• Commentaire