Guide de démarrage - Les notes de frais

TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• Paramétrer le plan comptable et les options
  • La gestion des comptes comptables 
  • Configurer les options de note de frais
• Gérer les notes de frais
  • Saisir une note de frais
• Saisir un frais récurrent
• Renseigner les frais kilométriques 
• Voir la synthèse de la note de frais
• Régler une note de frais
• Analyser les notes de frais
  • Consulter la synthèse des notes de frais 
  • Consulter le journal des évènements
• Utiliser l'application MEG 

Introduction

La gestion des notes de frais est une procédure chronophage puisqu'elle implique plusieurs étapes, telles que la saisie, le contrôle et la validation. L'objectif de notre solution est de mettre à disposition un outil pratique et utile pour offrir une saisie guidée des frais des salariés.

Le logiciel propose des états de restitutions standardisés qui tiennent compte des obligations légales et administratives, mais aussi des états d'analyse détaillés très utiles. Enfin, consolider simplement les notes de frais afin de récupérer les écritures comptables dans l'outil de production.

Note de frais apporte une réponse adaptée aux besoins de l'entreprise grâce à : 

Guide interactif

Paramétrer le plan comptable et les options

La gestion des comptes comptables 

1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Comptes comptables dans la section Général

2. Dans la liste des comptes comptables, sélectionnez l'onglet Note de frais

3. Pour ajouter un compte manuellement, cliquez sur Ajouter un compte de charge

4. Renseignez le Compte IK, le Compte Solde Salarié, le Compte CB Pro et le champ Analytique

5. Cliquez sur Enregistrer

Note
Les catégories créées ici apparaissent lors de la saisie d'un frais par le salarié. Pour chaque catégorie, renseignez un compte, un libellé et un taux de TVA.

Configurer les options de note de frais

Prérequis
En profil Administrateur, vous accédez à tout moment aux notes de frais de l'ensemble des salariés. Par défaut, le chef d'entreprise dispose du rôle Administrateur.

1. Cliquez sur vos initiales en haut à droite de l'interface pour accéder à votre profil :

Aller plus loin
Consultez l'article Superviser les notes de frais pour en savoir plus sur la gestion des accès et des validateurs.

Gérer les notes de frais

Saisir une note de frais

1. Cliquez sur Note de frais dans le menu principal. 

2. Cliquez sur Créer une note de frais pour un salarié

3. Sélectionnez le salarié concerné, puis cliquez sur Valider. 

4. Renseignez chaque ligne de frais en complétant les colonnes suivantes :

• Date : date de la dépense
• Contact : compte client ou fournisseur concerné
• Libellé : objet du déplacement ou de la dépense
• Dépense : type de frais (IK, transport, restauration, hôtellerie, etc.)
• Km : nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel
• TTC : montant réglé
• TVA : montant de TVA calculé ou saisi
• Refact. : cochez cette case si les frais sont à refacturer
• Pièces : numéro de justificatif, saisi manuellement ou attribué automatiquement

5. Cliquez sur le bouton Menu en bout de ligne. Les actions supplémentaires disponibles sont :

• Voir le justificatif
• Supprimer le justificatif
• Ajouter un commentaire
• Ajouter aux frais récurrents
• Dupliquer
• Supprimer

6. Cliquez sur Ajouter une ligne si nécessaire

7. Une fois la saisie terminée, cliquez sur Finaliser, puis sur Valider

Cas 1 : Validateur désactivé, Valider la note.
Cas 2 : Validateur activé (profil utilisateur) : cliquer sur "Envoyer pour validation"
Cas 3 : Validateur activé (profil administrateur) - le validateur sera notifié de la note en attente de validation : cliquer sur Valider ou Refuser. Possibilité d'ajouter un commentaire.

À savoir
Si la note de frais est refusée par le validateur, le salarié aura la possibilité de la modifier.

Saisir un frais récurrent

Lors de la saisie d'une note de frais : 

1. Cliquez sur le bouton Menu en bout de ligne, puis sur Ajouter aux frais récurrents

Pour réutiliser un frais récurrent existant :

2. Cliquez sur Afficher le tableau des frais récurrents

3. Sélectionnez le frais souhaité dans la liste, puis cliquez sur Valider

Renseigner les frais kilométriques 

Prérequis
Pour ajouter un frais kilométrique, un véhicule doit être préalablement enregistré dans les options du salarié.

Pour aller plus loin
Consultez les articles Superviser les notes de frais et Calcul des kilomètres via Google Maps

Voir la synthèse de la note de frais

Dans la liste des notes de frais, repérez la note concernée : 

1. Cliquez sur Menu en bout de ligne

2. Sélectionnez Visualiser la synthèse

Régler une note de frais

Dans la liste des notes de frais, repérez une note au statut Validée :

1. Cliquez sur Menu en bout de ligne

2. Sélectionnez Confirmer le règlement

Pour aller plus loin
Consultez l'article Régler une note de frais

Analyser les notes de frais

Consulter la synthèse des notes de frais 

1. Accédez à Analyse, puis à États, puis à Note de frais

2. Sélectionnez la période et le salarié souhaités

3. Affiner les résultats en sélectionnant la période et le salarié puis cliquez sur Exporter au format Excel

Consulter le journal des évènements

1. Accédez à Analyse, puis à Journal des évènements et Notes de frais

2. Sélectionnez la période souhaitée pour filtrer les résultats

Utiliser l'application MEG 

L'application MEG permet d'importer des justificatifs ou de créer des frais kilométriques depuis un smartphone. Elle est disponible uniquement pour les entreprises, en licence Start ou Premium.

1. Téléchargez l'application MEG sur votre téléphone mobile

2. Connectez-vous avec vos identifiants MEG habituels

3. Depuis le menu Notes de frais, appuyez sur + pour saisir un trajet, scanner ou importer un justificatif. 

Les données sont automatiquement remontées dans MEG sur ordinateur, dans le menu Note de frais.

Note
Pour accéder à l'aide, appuyez sur Réglages, puis sur FAQ directement dans l'application mobile.