Comprendre le rapprochement bancaire automatique

Modifié le Mar, 23 Déc. à 3:01 H

TABLE DES MATIÈRES

| Principes généraux :

Le rapprochement des données est une liaison entre les différentes fonctionnalités de Mon Expert en Gestion et la Trésorerie. Son but est de vous faire gagner du temps en détectant seul les correspondances entre les lignes de votre relevé bancaire et vos opérations.

Cette page vous explique les règles utilisées par le système pour effectuer ces correspondances automatiques.

| Principes généraux :

1. Une recherche en temps réel
Dès l’ouverture de votre page Relevé de trésorerie, le logiciel analyse automatiquement l’ensemble de vos factures afin d’identifier les opérations susceptibles de correspondre à vos lignes bancaires.

2. Critères de recherche simples

Pour garantir la fiabilité, le système s’appuie uniquement sur des données chiffrées : le montant et la date de l’opération.

Remarque : le libellé de l’opération bancaire n’est pas pris en compte. Seuls les chiffres comptent !

3. Un classement intelligent de vos justificatifs

Lorsqu’une correspondance est validée, le lien est créé automatiquement : votre facture est associée à l’opération bancaire.

Remarque : en cas d’annulation du rapprochement, le logiciel détache la pièce pour la rendre à nouveau disponible.

4. Mise à jour des paiements

Les échéances, qu’elles soient réglées ou non, peuvent être rapprochées. Si elles ne sont pas réglées, elles le deviennent soit immédiatement (dans le cas des Achats, de Factunéo ou des Ventes importées), soit lors de la validation de la ligne bancaire (facturation).

| Facturation

Facturation - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Toutes les échéances dans Ventes > Règlements

✔️Les échéances de solde

✔️Les acomptes déjà réglés

✔️Les remises de chèques

✔️Les fichiers de prélèvement

✔️Les règlements multiples

❌Les acomptes non réglés

Montant identique
Date d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours
Fichier de prélèvement : ± 7 jours
Remise de chèques : ± 30 jours

Le compte comptable du client est appliqué à la facture rapprochée

Cas d’opération multiple : le logiciel détaille automatiquement l’opération avec le compte comptable du client pour chaque facture.

Facturation - Comptabilité de trésorerie

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Uniquement les échéances non partielles dans Ventes > Règlements (mono-échéance)

❌Les échéances partielles (multi-échéances)

❌ Les acomptes

❌ Les échéances de solde

❌ Les fichiers de prélèvement

❌ Les remises de chèques

❌ Les règlements multiples

Montant identique
Date d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

Si la facture rapprochée contient uniquement des articles avec le même taux de TVA et le même compte comptable, l’affectation bancaire sera réalisée sur ce compte comptable.

Si la facture comporte plusieurs taux de TVA ou des articles rattachés à différents comptes comptables, l’opération bancaire sera automatiquement ventilée par compte.

| Factunéo

Factunéo - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Toutes les échéances dans Ventes > Règlements

✔️ Les acomptes facturés

✔️ Les échéances de solde

Montant identique
Date d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

Le compte comptable du client est appliqué à la facture rapprochée

Factunéo - Comptabilité de trésorerie

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Uniquement les échéances non partielles dans Ventes > Règlements (mono-échéance)

❌Les échéances partielles (multi-échéances)

❌ Les acomptes

❌ Les échéances de solde

Montant identique
Date d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

| Ventes importées

Ventes importées - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Toutes les factures ne présentant pas d'alerte

❌Les facture avec alerte

❌ Les factures "en erreur"

Montant identique
Date de règlement (ou émission) dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

Le compte comptable du client est appliqué à la facture rapprochée

Ventes importées - Comptabilité de trésorerie

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Toutes les factures ne présentant pas d'alerte

❌Les facture avec alerte

❌ Les factures "en erreur"

Montant identique
Date de règlement (ou émission) dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

| Achats

Achats - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Les échéances de factures dans Achats > Règlements

✔️ Les fichiers de virement

✔️ Les règlements groupés

❌ Les avoirs

❌ Les fichiers de virement avec avoir

❌ Les règlements groupés avec avoir

Montant identique
Réglée : Date de d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 30 jours / + 30 jours
Non reglée : Date de d'échéance dans l'intervalle suivant : Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

Le compte comptable du fournisseur sur la facture rapprochée.

Cas d’opération multiple : le logiciel détaille automatiquement l’opération avec le compte comptable du client pour chaque facture.

Achats - Comptabilité de trésorerie

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️Toutes les opérations bancaires non affectées

✔️ Y compris dans les comptes archivés

❌Les opérations bancaires déjà affectées ou validées

Montant de l’opération bancaire identique au montant de l’achat
Date de l'opération bancaire dans l'intervalle suivant : Date d'émission de l'achat / Date d'échéance de l'achat + 29 jours

Seule la pièce est liée à l’opération bancaire. L’affectation n’est pas remplie automatiquement.

La recherche de correspondance s’effectue dès l’ouverture du menu Achats et analyse les opérations bancaires disponibles.
Une seule opération bancaire peut être associée à la facture.
En cas de correspondance avec plusieurs opérations, le rapprochement n’est pas effectué.

| Notes de frais

Notes de frais - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️ Les "soldes dû" de toutes les notes de frais (avant déduction de l'acompte)

✔️ Chaque ligne "réglée par CB pro" de toutes les notes de frais validées

❌ Les acomptes

❌ Les "solde dû" après déduction d'acompte

❌ Les notes de frais "en cours" ou "refusée"

Correspondance basée sur le montant : Soit le montant TTC d’une ligne “CB Pro”, soit le “Solde dû” doit être identique à l’opération bancaire.
Période de recherche :
Si “Solde dû” : Date d’émission de la note de frais dans l’intervalle : opération bancaire - 30 jours / + 30 jours
Si “Réglée par CB Pro” : Date d’émission dans l’intervalle opération bancaire - 45 jours / + 45 jours

Si rapprochement du “Solde dû” : affectation sur le compte comptable du salarié

Si rapprochement d’une ligne “Réglée par CB Pro” : affectation sur le compte comptable CB Pro

Paramétrage : Ces deux comptes doivent être configurés dans Paramètres > Comptes comptables > NDF.

Notes de frais - Comptabilité de trésorerie

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️ Les "soldes dû" de toutes les notes de frais (avant déduction de l'acompte)

✔️ Chaque ligne "réglée par CB pro" de toutes les notes de frais validées

❌ Les acomptes

❌ Les "solde dû" après déduction d'acompte

❌ Les notes de frais "en cours" ou "refusée"

Correspondance basée sur le montant : Soit le montant TTC d’une ligne “CB Pro”, soit le “Solde dû” doit être identique à l’opération bancaire.
Période de recherche :
Si “Solde dû” : Date d’émission de la note de frais dans l’intervalle : opération bancaire - 30 jours / + 30 jours
Si “Réglée par CB Pro” : Date d’émission dans l’intervalle opération bancaire - 45 jours / + 45 jours

L’opération bancaire est automatiquement ventilée sur chaque compte de charge, y compris le compte IK si applicable.

Cette règle s’applique également lorsqu’une ligne CB Pro est rapprochée.

Paramétrage : Les comptes de charge et le compte IK doivent être configurés dans Paramètres > Comptes comptables > NDF.

La date d’émission d’une note de frais correspond au premier jour du mois concerné.
Exemple : une note de juin 2025 aura pour date de référence 01/06/2025.

| Caisse

Caisse - Comptabilité d'engagement

Opérations concernées

Critères de correspondance

Affectation bancaire

✔️ Tous les types de dépôts en banque

❌ Tous les soldes autre que "Dépôts en banque"

Le montant de l’opération bancaire doit être identique à celui du dépôt en banque d’un mode de règlement effectué lors d’une journée de caisse.
La date de la journée de caisse doit se situer dans l’intervalle :
Date de l’opération bancaire - 90 jours / + 90 jours

Si l’option “Exporter les dépôts” est désactivée : utilisation du compte comptable associé au mode de paiement.

Si l’option “Exporter les dépôts” est activée : utilisation du compte de dépôt associé au mode de paiement.

Paramétrage : l’option “Exporter les dépôts”, ainsi que les comptes comptable et de dépôt, doivent être configurés dans :

Paramètres > Comptes comptables > Caisse > Modes de paiement.

Le rapprochement de données entre la caisse et la banque n'est pas disponible pour la comptabilité de trésorerie.