Utiliser le format Factur-X

Factur-X est une facture électronique au format hybride, répondant à la norme européenne EN 16931. Plus concrètement, il s'agit d'un fichier PDF incluant des données structurées au format XML, ce qui permet un traitement automatisé de la facture.

Dans MEG, l'émission d'une facture au format Factur-X nécessite que les informations de l'entreprise, du client et de la facture soient complètes. Pour les clients professionnels établis en France, la facture peut ensuite être déposée auprès d'une Plateforme Agréée.

Les clients particuliers et les clients établis à l'étranger suivent un parcours différent. Une facture classique peut continuer à être envoyée lorsque le bloc de facturation électronique n'est pas renseigné.

Table des matières

• 1. Les prérequis
  • 1.1. Informations générales de l'entreprise
  • 1.2. Informations générales des contacts
  • 1.3. Les données obligatoires
  • 1.4. Les informations de règlement
• 2. Émettre une facture au format Factur-X
  • 2.1. Activer l'option Factur-X
  • 2.2. Renseigner l'adresse de facturation électronique
  • 2.3. Valider et déposer la facture
  • 2.4. Suivre les statuts de la facture électronique
  • 2.5. Cas particulier des organismes publics

Prérequis

• Les informations de l'entreprise sont complètes et cohérentes.
• Le client est une personne morale située fiscalement en France lorsque la facture doit être déposée auprès d'une Plateforme Agréée.
• Les données obligatoires de la facture et, selon le mode de règlement, les informations bancaires sont renseignées.

1.1. Informations générales de l'entreprise

Pour générer une facture électronique, renseignez les informations suivantes dans Paramètres > Informations générales :

• la raison sociale ;
• le numéro de SIRET et/ou de SIREN ;
• le numéro de TVA intracommunautaire, sauf si l'entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA ;
• l'adresse postale complète : numéro et rue, ville, code postal et pays.

Vérifiez que ces informations sont cohérentes avec les données légales de votre entreprise.

Cliquez sur Enregistrer après toute modification.

1.2. Informations générales des contacts

Pour générer une facture au format Factur-X, le client doit être :

• de type Personne morale ;
• rattaché à une localisation de TVA située en France.

Depuis Contacts, ouvrez la fiche du client à l'aide du crayon, puis vérifiez les informations suivantes :

• la raison sociale ;
• le numéro de TVA intracommunautaire, sauf si le client bénéficie de la franchise en base de TVA ;
• l'identifiant légal : SIRET et/ou SIREN ;
• l'adresse postale complète : numéro et rue, ville, code postal et pays.

Cliquez sur Enregistrer après toute modification.

Renseigner l'adresse de facturation électronique

L'adresse de facturation électronique, également appelée maille d'adressage, est un identifiant technique qui permet d'acheminer la facture vers la Plateforme Agréée du client. Il ne s'agit pas d'une adresse e-mail.

Cette adresse doit être renseignée dans le bloc Facture électronique de la fiche contact du client. Ce bloc est visible lorsque le contact est :

• de type Client ;
• une Personne morale ;
• rattaché à une entreprise dont la localisation de TVA est la France.

Pour trouver l'adresse à renseigner, consultez l'annuaire de la facturation électronique.

Les formats d'adresse suivants peuvent être utilisés :

• Entreprises privées : SIREN, SIREN_SIRET ou SIREN_SUFFIXE ;
• Entreprises publiques : SIREN_SIRET_CODEROUTAGE.

1.3. Les données obligatoires

Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, certaines mentions doivent apparaître sur les factures adressées à des clients professionnels :

• Le numéro de SIREN du client. Vérifiez l'identifiant légal renseigné dans la fiche contact depuis Contacts.
• La nature de la transaction. Il peut s'agir d'une livraison de biens, d'une prestation de services ou d'une opération mixte.
• L'adresse de livraison lorsque celle-ci est différente de l'adresse de facturation. Renseignez cette adresse dans la fiche du client depuis Contacts.
• La mention « Option pour le paiement de la TVA d'après les débits ». Cette mention est affichée lorsque l'entreprise a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits.

1.4. Les informations de règlement

Selon le mode de règlement utilisé, des informations bancaires peuvent être nécessaires sur la facture électronique.

Virement

Pour un règlement par virement, renseignez l'IBAN de votre entreprise depuis Paramètres > Informations générales > Informations bancaires > Ajouter une banque.

Prélèvement

Pour un règlement par prélèvement :

• renseignez le numéro d'agrément de votre entreprise, ou ICS, dans les informations bancaires de l'entreprise ;
• renseignez une banque avec le code RUM associé sur la fiche contact du client.

2.1. Activer l'option Factur-X

Dans Paramètres, sélectionnez Facturation, puis Options.

Activez l'option Factures électroniques (Factur-X), puis cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le client n'est pas concerné par l'émission d'une facture électronique, par exemple un particulier ou un client établi à l'étranger, vous pouvez envoyer une facture classique en ne renseignant pas le bloc relatif à la facturation électronique.

2.2. Renseigner l'adresse de facturation électronique

Avant de valider une facture destinée à un client professionnel établi en France, vérifiez que son adresse de facturation électronique est renseignée.

Cette adresse peut être renseignée :

Si aucune adresse n'est renseignée dans la fiche contact, l'adresse saisie dans l'éditeur peut être enregistrée sur la fiche contact pour les utilisations suivantes. Si une adresse est déjà présente sur le contact, elle est préremplie dans l'éditeur.

Consultez l'article Renseigner une adresse de facturation électronique pour connaître les formats autorisés et les étapes détaillées.

2.3. Valider et déposer la facture

1. Finalisez la facture dans l'éditeur de documents de vente.
2. Cliquez sur Valider.
3. Dans la fenêtre Validation et dépôt de la facture, cliquez sur Valider et déposer la facture.

La facture est alors transmise à la Plateforme Agréée, qui effectue un premier contrôle de conformité.

Le traitement des contrôles peut prendre entre 0 et 10 minutes selon l'heure d'émission. Le statut de la facture est mis à jour à l'issue de ces contrôles.

2.4. Suivre les statuts de la facture électronique

Les statuts de la facture sont visibles dans la liste des factures, dans le panneau latéral et dans le détail de la facture.

Statut Déposée

La facture passe au statut Déposée lorsqu'elle a été transmise et acceptée par le Portail Public de Facturation.

Lorsque le motif Non transmise est associé au statut Déposée, la facture a bien été transmise et acceptée par le Portail Public de Facturation, mais elle n'a pas pu être transmise à la Plateforme Agréée du client. Cela peut notamment se produire lorsqu'aucune Plateforme Agréée n'est rattachée à l'adresse de facturation électronique indiquée.

En l'absence de ce motif, la facture a été transmise à la Plateforme Agréée du client. Elle peut toutefois être rejetée ultérieurement par cette plateforme.

2.5. Cas particulier des organismes publics

Pour un client qui est un organisme public, renseignez une adresse de facturation électronique adaptée au format de routage attendu :

• SIREN_SIRET_CODEROUTAGE.

Cette information est disponible dans l'annuaire de la facturation électronique.

Selon le destinataire public et les informations attendues dans le document, des données complémentaires telles que le Code service ou le Numéro d'engagement peuvent également être demandées dans l'éditeur du document de vente.

Pour aller plus loin - Consultez l'article Émettre une facture électronique dans Facturation pour le parcours complet d'émission.