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Prérequis
Pour générer une facture au format Factur-X, vérifiez que le contact client remplit les deux conditions suivantes :
Les données obligatoires à renseigner sur la fiche contact sont :
Certains modes de règlement imposent la présence d’informations bancaires dans la facture électronique.
Virement et prélèvement
Pour le virement, renseignez l’IBAN de votre entreprise dans Paramètres > Informations Générales > Informations Bancaires > Ajouter une banque.
Pour le prélèvement, renseignez le numéro d’agrément (ICS) de votre entreprise dans Paramètres > Informations Générales > Informations Bancaires > Ajouter une banque.
Sur la fiche contact du client, renseignez une banque avec le code RUM associé.
Banque utilisée
Lorsque plusieurs banques sont enregistrées, la banque renseignée sur le modèle d’édition est utilisée. En l’absence de banque sur le modèle, la banque par défaut s’applique.
L’adresse de facturation électronique identifie le destinataire auprès de la PA. Sans cette adresse, la facture ne peut pas être transmise automatiquement.
Le bloc Facturation électronique s’affiche uniquement lorsque le client est de type Personne morale avec une localisation de TVA sur France.
Dans la fiche contact
1. Ouvrez la fiche contact du client.
2. Renseignez l’adresse de facturation électronique dans le champ prévu à cet effet. L’adresse est ensuite récupérée automatiquement dans l’éditeur de documents de vente.
Dans l’éditeur de documents de vente
1. Ouvrez le document de vente concerné (devis, facture ou bon de commande) en cliquant sur l’icône en forme de crayon au bout de la ligne.
2. Renseignez l’adresse de facturation électronique dans le bloc Facturation électronique.
Enregistrement de l’adresse
Si aucune adresse n’est renseignée sur le contact, l’adresse saisie dans l’éditeur est enregistrée sur le contact pour les utilisations suivantes. Si une adresse est déjà présente sur le contact, elle est préremplie dans l’éditeur. Toute modification dans l’éditeur ne met pas à jour la fiche contact.
Sélectionnez le type d’adresse communiqué par votre client :
Cette information se trouve également dans l'annuaire de la facturation électronique.
Facture d’acompte
La facture d’acompte est générée au moment du règlement de l’échéance. Pour qu’elle soit transmise à la PA, renseignez l’adresse de facturation électronique et les informations bancaires dès l’acceptation ou la facturation du devis.
1. Finalisez votre facture dans l’éditeur de documents de vente.
2. Cliquez sur Valider. La fenêtre Validation et dépôt de la facture s’affiche.
3. Cliquez sur Valider et déposer la facture. La facture est transmise à la PA, qui effectue un premier contrôle de conformité.
Délai de traitement
Après dépôt, la PA effectue ses contrôles de conformité. Ce traitement peut prendre entre 0 et 10 minutes selon l’heure d’émission. Le statut de la facture est mis à jour à l’issue de ces contrôles.
Les statuts sont visibles dans la liste des factures (colonne Statut), dans le panneau latéral et dans le détail de la facture.
La facture passe au statut Déposée lorsqu’elle a été transmise et acceptée par le portail public de facturation (PPF).
Motif « Non transmise »
Lorsque le motif Non transmise est associé au statut Déposée, la facture a bien été transmise et acceptée par le PPF. Elle n’a toutefois pas pu être transmise à la PA du client, car aucune PA n’est rattachée à l’adresse de facturation électronique indiquée.
Transmission à la PA du client
Lorsque le motif Non transmise n’est pas indiqué, la facture a été transmise à la PA du client. Le statut Déposée ne garantit toutefois pas sa bonne réception. Dans de rares cas, la PA du client peut rejeter la facture, qui repasse alors au statut Rejetée.
La facture passe au statut Rejetée lorsque la PA d’émission ou la PA réceptrice détecte une anomalie.
Le motif du rejet est précisé dans le panneau latéral et dans le détail de la facture.
Attention
Le statut Rejetée est définitif et transmis à la PA et au fournisseur. Pour régulariser la comptabilité, émettez un avoir interne. Un avoir interne n’est pas transmis à la PA mais figure dans les exports comptables.
La facture passe au statut Refusée lorsque votre client oppose un refus, accompagné d’un motif et d’un commentaire. Ces informations sont visibles dans le panneau latéral et dans le détail de la facture.
Le statut Encaissée est transmis automatiquement à la PA lorsque vous réglez une ou plusieurs échéances, quelle que soit la méthode de règlement :
Facture multi-échéances
Sur une facture comportant plusieurs échéances, le statut dans MEG reste Déposée tant que la facture n’est pas intégralement réglée.
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