TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• 1. Paramétrer les comptes comptables de la caisse
  • 1.1 Centraliser le compte de caisse
  • 1.2 Exporter les comptes de dépôts
• 2. Présentation du calendrier de caisse
• 3. Saisir une journée de caisse
  • 3.1 - La classification des ventes et les modes de paiements 
  • 3.2 - Les dépenses en espèces (si l'option est activée)
  • 3.3 - Les apports ou sorties de caisse
  • 3.4 - Les dépôts en banque
  • 3.5 - Récapitulatif de la journée (tableau latéral de droite) 
• 4. Les suivis de caisse
• 5. Analyse de la caisse
• 6. Pour approfondir

Introduction

Aujourd’hui, la plupart des commerces assurent leur suivi de caisse avec un livre de caisse ou une feuille Excel. Toutefois, ce type de gestion présente des inconvénients sur le long terme : les informations sont de plus en plus denses, ce qui complexifie le suivi et l’analyse périodique des données de caisse ; sans oublier les risques de perte de données.

La caisse de Mon Expert en Gestion permet de réaliser simplement et efficacement un suivi de caisse grâce à :

1. Paramétrer les comptes comptables de la caisse

Dans Paramètres, sous l'intitulé "Général", cliquez sur Comptes comptables.  

Sélectionnez l'onglet "Caisse"  et complétez les différentes rubriques : Classifications des ventes, Modes de paiement, Charges, Caisse, Ordre de présentation du ticket Z, Apports ou sorties de caisse, Divers.

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Paramétrer sa caisse (vidéo)

1.1 Centraliser le compte de caisse

La centralisation en compte de caisse solde les mouvements de la journée par une seule ligne de caisse.

Sans centralisation en compte de caisse, une ligne de caisse est associée à chaque mouvement comptable de la journée.

Allez dans Paramètres, sous l'intitulé "Général", cliquez sur Comptes comptables et sélectionnez l'onglet "Caisse". 

Activez l'option "Centralisation du compte de caisse dans l'export comptable journalier" :

Exemple d'un export d'écritures SANS centralisation des comptes : 

Exemple d'un export d'écritures AVEC centralisation des comptes : 

1.2 Exporter les comptes de dépôts

Un compte de dépôt est un compte de transition pour les sorties de caisse. Choisir l'option «Exporter les dépôts», permet d'ajouter des mouvements comptables détaillant ces exports lors de la génération des écritures.

Allez dans Paramètres, sous l'intitulé "Général", cliquez sur Comptes comptables et sélectionnez l'onglet "Caisse". 

Activez l'option "Exporter les dépôts" : 

Exemple d'export d'écritures AVEC l'export des dépôts : 

2. Présentation du calendrier de caisse

Dans Ventes / Journée de caisse : accédez au calendrier mensuel avec les informations concernant le "Solde de caisse", le "Chiffre d'affaires mensuel" et le "Panier moyen" dans les Widgets de l'accueil : 

Visualisez des journées complétées avec le chiffre d'affaire journalier (CA), le nombre de clients (Clients) et le panier moyen journalier (Panier) :

Visualisez la journée à saisir avec la présence d'un (Modifier) :

Visualisez des journées de fermeture avec la présence d'un (Ouvrir) :

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Ouvrir / fermer une journée de caisse (vidéo)

3. Saisir une journée de caisse

Dans Ventes / Journée de caisse : cliquez sur le  de la journée à saisir.

Reportez les informations du ticket Z dans les différentes rubriques : "Classification des ventes", "Modes de paiement", "Dépenses en espèces", "Apports ou sorties de caisse", "Dépôts en banque". 

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Saisir votre journée de caisse (vidéo)

3.1 - La classification des ventes et les modes de paiements 

Complétez les montants des ventes en TTC. 

Le montant total des "Classifications des ventes" doit être égal au total des "Modes de règlements". 

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Gérer les trop perçus (vidéo)

3.2 - Les dépenses en espèces (si l'option est activée)

Notez dans "Dépenses en espèces", le montant des dépenses en HT. 

Les montants de TVA et TTC sont calculés automatiquement en fonction du taux de TVA paramétré au préalable. 

Ajoutez des dépenses en cliquant sur le (Ajouter) ou sur

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Payer ses dépenses en espèces (vidéo)

3.3 - Les apports ou sorties de caisse

Ajoutez un apport ou une sortie de caisse en cliquant sur , puis sur , renseignez les informations et cliquez sur Valider. 

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Gérer les consignes et déconsignes (vidéo)

3.4 - Les dépôts en banque

Renseignez le montant des dépôts bancaires effectués dans la journée. Les dépôts de type "Carte bancaire" s'alimente automatiquement.

3.5 - Récapitulatif de la journée (tableau latéral de droite) 

Vérifiez les informations du récapitulatifs de la journée : "Données chiffrées" et "Contrôle de caisse".
Dans "Fin de journée", faire un Transfert de mode de paiement si nécessaire. 

Renseignez le "Solde de caisse réel" (obligatoire).

Ajoutez un commentaire.

Enfin, terminez la saisie de la journée en cliquant sur

4. Les suivis de caisse

Dans Ventes / Suivi de caisse : sélectionnez les suivis Bons cadeaux ou Crédits clients (si les options sont activées au préalable dans la gestion des comptes comptables). 

Exportez les données en cliquant sur le bouton  (Exporter au format Excel). 

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Gérer ses crédits clients (vidéo)
Gérer les bons cadeaux (vidéo)

5. Analyse de la caisse

Dans Analyse / Etats / Caisse : vous pouvez visualiser le récapitulatif de caisse aux dates souhaitées. Cliquez sur le bouton et sélectionnez votre période (maximum 12 mois) à l'aide du calendrier. Puis cliquez sur Exporter.

Dans Analyse / Journal des évènements / Caisse : visualisez le détail des manipulations effectuées sur la caisse. 

Exportez les données en cliquant sur (Exporter au format Excel).

6. Pour approfondir

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Gérer sa caisse au quotidien (vidéos)