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Mon Expert en Gestion
Paramétrer, saisir, contrôler et analyser les opérations de caisse simplement et efficacement.
Table des matières
Le parcours recommandé
Paramétrez d’abord les comptes comptables, saisissez ensuite chaque journée à partir du ticket Z, puis contrôlez et analysez régulièrement les données de caisse.
De nombreux commerces assurent encore leur suivi de caisse à l’aide d’un livre de caisse ou d’un fichier Excel. Avec le temps, le volume d’informations augmente, ce qui rend le suivi et l’analyse plus complexes, sans compter les risques de perte ou d’erreur de saisie.
La caisse de Mon Expert en Gestion permet de centraliser les opérations quotidiennes, de sécuriser les contrôles et de disposer d’une vision claire de l’activité.
À noter
Si votre entreprise détient deux caisses, créez un nouveau dossier d’entreprise afin de gérer la caisse secondaire. Consultez cet article pour en savoir plus.
Avant de commencer
Vérifiez que les classifications de ventes, les modes de paiement, les comptes de caisse et les taux de TVA nécessaires sont disponibles dans votre dossier.
Dans Paramètres > Général, cliquez sur Comptes comptables, puis ouvrez l’onglet Caisse.
Complétez les rubriques selon votre organisation : Classifications des ventes, Modes de paiement, Charges, Caisse, Ordre de présentation du ticket Z, Apports ou sorties de caisse et Divers.
Aller plus loin
▶ Paramétrer sa caisse (vidéo)
La centralisation en compte de caisse regroupe les mouvements de la journée sur une seule ligne de caisse dans l’export comptable. Sans centralisation, une ligne est créée pour chaque mouvement comptable de la journée.
Exemple d’export sans centralisation
Exemple d’export avec centralisation
Un compte de dépôt est un compte de transition utilisé pour les sorties de caisse. L’option Exporter les dépôts ajoute à l’export comptable les mouvements détaillant ces sorties.
Exemple d’export avec l’export des dépôts
À retenir
Le calendrier constitue votre point d’entrée quotidien : il permet d’identifier immédiatement les journées à saisir, les journées terminées et les journées fermées.
Dans Ventes > Journée de caisse, accédez au calendrier mensuel. Les widgets de l’accueil affichent notamment le solde de caisse, le chiffre d’affaires mensuel et le panier moyen.
Le calendrier permet de distinguer rapidement les situations suivantes :
Préparez votre saisie
Munissez-vous du ticket Z et des justificatifs nécessaires avant de commencer. Vous pourrez ainsi reporter les montants dans les bonnes rubriques sans interrompre la saisie.
Depuis Ventes > Journée de caisse, cliquez sur l’icône de modification de la journée à saisir.
Reportez les informations du ticket Z dans les rubriques correspondantes :
▶ Saisir votre journée de caisse (vidéo)
Complétez les montants des ventes en TTC. Le total des Classifications des ventes doit être égal au total des Modes de paiement.
Point de contrôle
Si les deux totaux ne correspondent pas, vérifiez les montants saisis, les éventuels trop-perçus et la répartition par mode de paiement avant de poursuivre.
▶ Gérer les trop-perçus (vidéo)
Attention au montant à saisir
Les dépenses en espèces doivent être renseignées en HT. La TVA et le TTC sont ensuite calculés automatiquement selon le taux paramétré.
Ajoutez une dépense en cliquant sur l’icône Ajouter ou sur le bouton d’ajout rapide.
▶ Payer ses dépenses en espèces (vidéo)
Pour ajouter un apport ou une sortie de caisse, utilisez l’icône dédiée, cliquez sur Ajouter, renseignez les informations demandées, puis cliquez sur Valider.
▶ Gérer les consignes et déconsignes (vidéo)
Bon à savoir
Les dépôts de type Carte bancaire sont alimentés automatiquement. Vérifiez uniquement les autres dépôts réalisés au cours de la journée.
Renseignez le montant des dépôts bancaires effectués dans la journée.
Dans le tableau latéral, vérifiez les Données chiffrées et le Contrôle de caisse. Dans la rubrique Fin de journée, effectuez un Transfert de mode de paiement si nécessaire.
Bonne pratique
Avant de valider, rapprochez systématiquement le solde réel avec le montant attendu et conservez le ticket Z comme justificatif.
Dans Ventes > Suivi de caisse, sélectionnez le suivi souhaité : Bons cadeaux ou Crédits clients. Ces suivis doivent avoir été activés au préalable dans la gestion des comptes comptables.
Pour exporter les données, cliquez sur l’icône Exporter au format Excel.
▶ Gérer ses crédits clients (vidéo)
▶ Gérer les bons cadeaux (vidéo)
Limite d’export
Les états de caisse peuvent être exportés sur une période de 12 mois maximum. Pour une période plus longue, réalisez plusieurs exports successifs.
Dans Analyse > États > Caisse, visualisez le récapitulatif de caisse sur la période souhaitée. Cliquez sur le bouton d’export, sélectionnez une période à l’aide du calendrier, puis cliquez sur Exporter.
Dans Analyse > Journal des événements > Caisse, consultez le détail des manipulations effectuées sur la caisse.
Exportez les données en cliquant sur l’icône Exporter au format Excel.
Retrouvez l’ensemble des vidéos consacrées à la gestion quotidienne de la caisse dans la playlist suivante :
▶ Gérer sa caisse au quotidien (playlist vidéo)
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