Mon Expert en Gestion
Gérer sa caisse au quotidien
Paramétrer, saisir, contrôler et analyser les opérations de caisse simplement et efficacement.
Table des matières
Le parcours recommandé
Paramétrez d’abord les comptes comptables, saisissez ensuite chaque journée à partir du ticket Z, puis contrôlez et analysez régulièrement les données de caisse.
Introduction
De nombreux commerces assurent encore leur suivi de caisse à l’aide d’un livre de caisse ou d’un fichier Excel. Avec le temps, le volume d’informations augmente, ce qui rend le suivi et l’analyse plus complexes, sans compter les risques de perte ou d’erreur de saisie.
La caisse de Mon Expert en Gestion permet de centraliser les opérations quotidiennes, de sécuriser les contrôles et de disposer d’une vision claire de l’activité.
Une interface intuitive
- Gagnez du temps grâce à une saisie rapide et guidée.
- Visualisez le calendrier mensuel des jours d’ouverture.
- Repérez rapidement les journées à compléter.
Des contrôles automatiques
- Faites concorder le ticket Z et le solde journalier de caisse.
- Fiabilisez les opérations courantes.
- Respectez les obligations liées au suivi de caisse.
Un outil 100 % Web
- Travaillez à plusieurs grâce au mode multi-utilisateurs.
- Accédez à vos données depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
- Utilisez l’outil sur Windows, Mac ou Linux.
Un outil de pilotage
- Pilotez l’activité grâce à des chiffres clés.
- Suivez les dépenses et les dépôts bancaires.
- Analysez les écarts et l’historique des manipulations.
À noter
Si votre entreprise détient deux caisses, créez un nouveau dossier d’entreprise afin de gérer la caisse secondaire. Consultez cet article pour en savoir plus.
1. Paramétrer les comptes comptables de la caisse
Avant de commencer
Vérifiez que les classifications de ventes, les modes de paiement, les comptes de caisse et les taux de TVA nécessaires sont disponibles dans votre dossier.
Dans Paramètres > Général, cliquez sur Comptes comptables, puis ouvrez l’onglet Caisse.
Complétez les rubriques selon votre organisation : Classifications des ventes, Modes de paiement, Charges, Caisse, Ordre de présentation du ticket Z, Apports ou sorties de caisse et Divers.
Aller plus loin
1.1 Centraliser le compte de caisse
La centralisation en compte de caisse regroupe les mouvements de la journée sur une seule ligne de caisse dans l’export comptable. Sans centralisation, une ligne est créée pour chaque mouvement comptable de la journée.
- Allez dans Paramètres > Général > Comptes comptables.
- Ouvrez l’onglet Caisse.
- Activez l’option Centralisation du compte de caisse dans l’export comptable journalier.
Exemple d’export sans centralisation
Exemple d’export avec centralisation
1.2 Exporter les comptes de dépôts
Un compte de dépôt est un compte de transition utilisé pour les sorties de caisse. L’option Exporter les dépôts ajoute à l’export comptable les mouvements détaillant ces sorties.
- Allez dans Paramètres > Général > Comptes comptables.
- Ouvrez l’onglet Caisse.
- Activez l’option Exporter les dépôts.
Exemple d’export avec l’export des dépôts
2. Présentation du calendrier de caisse
À retenir
Le calendrier constitue votre point d’entrée quotidien : il permet d’identifier immédiatement les journées à saisir, les journées terminées et les journées fermées.
Dans Ventes > Journée de caisse, accédez au calendrier mensuel. Les widgets de l’accueil affichent notamment le solde de caisse, le chiffre d’affaires mensuel et le panier moyen.
Le calendrier permet de distinguer rapidement les situations suivantes :
| Situation | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Journée complétée | Le chiffre d’affaires, le nombre de clients et le panier moyen de la journée. |
| Journée à saisir | L’icône  Modifier. |
| Journée fermée | L’icône  Ouvrir. |
3. Saisir une journée de caisse
Préparez votre saisie
Munissez-vous du ticket Z et des justificatifs nécessaires avant de commencer. Vous pourrez ainsi reporter les montants dans les bonnes rubriques sans interrompre la saisie.
Depuis Ventes > Journée de caisse, cliquez sur l’icône de modification de la journée à saisir.
Reportez les informations du ticket Z dans les rubriques correspondantes :
- Classification des ventes
- Modes de paiement
- Dépenses en espèces
- Apports ou sorties de caisse
- Dépôts en banque
Aller plus loin
3.1 Classification des ventes et modes de paiement
Complétez les montants des ventes en TTC. Le total des Classifications des ventes doit être égal au total des Modes de paiement.
Point de contrôle
Si les deux totaux ne correspondent pas, vérifiez les montants saisis, les éventuels trop-perçus et la répartition par mode de paiement avant de poursuivre.
Aller plus loin
3.2 Dépenses en espèces (si l’option est activée)
Attention au montant à saisir
Les dépenses en espèces doivent être renseignées en HT. La TVA et le TTC sont ensuite calculés automatiquement selon le taux paramétré.
Ajoutez une dépense en cliquant sur l’icône 
Ajouter ou sur le bouton d’ajout rapide.
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3.3 Apports ou sorties de caisse
Pour ajouter un apport ou une sortie de caisse, utilisez l’icône dédiée, cliquez sur Ajouter, renseignez les informations demandées, puis cliquez sur Valider.
Aller plus loin
3.4 Dépôts en banque
Bon à savoir
Les dépôts de type Carte bancaire sont alimentés automatiquement. Vérifiez uniquement les autres dépôts réalisés au cours de la journée.
Renseignez le montant des dépôts bancaires effectués dans la journée.
3.5 Récapitulatif de la journée
Dans le tableau latéral, vérifiez les Données chiffrées et le Contrôle de caisse. Dans la rubrique Fin de journée, effectuez un Transfert de mode de paiement si nécessaire.
- Renseignez le Solde de caisse réel. Cette information est obligatoire.
- Ajoutez un commentaire si vous souhaitez documenter un écart ou une opération particulière.
- Terminez la saisie en cliquant sur le bouton de validation de la journée.
Bonne pratique
Avant de valider, rapprochez systématiquement le solde réel avec le montant attendu et conservez le ticket Z comme justificatif.
4. Suivre les bons cadeaux et les crédits clients
Dans Ventes > Suivi de caisse, sélectionnez le suivi souhaité : Bons cadeaux ou Crédits clients. Ces suivis doivent avoir été activés au préalable dans la gestion des comptes comptables.
Pour exporter les données, cliquez sur l’icône 
Exporter au format Excel.
5. Analyser la caisse
Récapitulatif de caisse
Limite d’export
Les états de caisse peuvent être exportés sur une période de 12 mois maximum. Pour une période plus longue, réalisez plusieurs exports successifs.
Dans Analyse > États > Caisse, visualisez le récapitulatif de caisse sur la période souhaitée. Cliquez sur le bouton d’export, sélectionnez une période à l’aide du calendrier, puis cliquez sur Exporter.
Journal des événements
Dans Analyse > Journal des événements > Caisse, consultez le détail des manipulations effectuées sur la caisse.
Exportez les données en cliquant sur l’icône 
Exporter au format Excel.
6. Pour approfondir
Retrouvez l’ensemble des vidéos consacrées à la gestion quotidienne de la caisse dans la playlist suivante :
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