TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• 1. Paramétrer le plan comptable et les options de notes de frais 
  • 1.1  La gestion des comptes comptables 
  • 1.2  Les options de note de frais 
• 2. La gestion des notes de frais
  • 2.1 Saisir une note de frais 
  • 2.2 Saisir un frais récurrent 
  • 2.3 Renseigner les frais kilométriques 
  • 2.4 Utiliser l'application MEG Scan
  • 2.5 Régler une note de frais
• 3. L'analyse des notes de frais
  • 3.1 La synthèse des notes de frais
  • 3.2 Le journal des évènements des notes de frais

Introduction

La gestion des notes de frais est une procédure chronophage puisqu'elle implique plusieurs étapes, telles que la saisie, le contrôle et la validation. L'objectif de notre plateforme est de mettre à disposition un outil pratique et utile pour offrir une saisie guidée des frais des salariés. C'est un outil sécurisé qui procure des fonctionnalités supplémentaires : le contrôle de TVA, la gestion automatique des barèmes kilométriques, la refacturation de frais.

Le logiciel propose des états de restitutions standardisés qui tiennent compte des obligations légales et administratives, mais aussi des états d'analyse détaillés très utiles. Enfin, consolider simplement les notes de frais afin de récupérer les écritures comptables dans l'outil de production.

Note de frais apporte une réponse adaptée aux besoins de l'entreprise grâce à : 

1. Paramétrer le plan comptable et les options de notes de frais 

1.1  La gestion des comptes comptables 

Dans Paramètres, sous l'intitulé "Général", cliquez sur Comptes comptables : 

Dans la "Liste des comptes comptables", sélectionnez :

Paramétrez le plan comptable de note de frais manuellement en ajoutant des comptes en cliquant sur (Ajouter un compte de charge), ou cliquez sur

À noter
Les catégories apparaissent au moment de la saisie d’un frais. Elles permettent de simplifier la saisie de vos salariés. Créer des catégories personnalisées en cliquant sur, en ajoutant un compte, un libellé et un taux de TVA.

Paramétrez le "Compte IK", le "Compte Solde Salarié", le "Compte CB Pro" et l'"Analytique", puis Enregistrer.

1.2  Les options de note de frais 

En profil «Administrateur», consultez à tout moment les notes de frais des salariés. Par défaut, le chef d’entreprise a un rôle d’administrateur. Visualisez le profil en cliquant sur vos initiales en haut à droite : 

Aller plus loin
Superviser les notes de frais (article d'aide)

2. La gestion des notes de frais

2.1 Saisir une note de frais 

Cliquez sur (Note de frais). Visualisez toutes les notes de frais des salariés de l'entreprise. Utilisez les filtres pour trier les notes : statut, nom des salariés (uniquement avec un profil administrateur), période ou rechercher.

Créez une nouvelle note de frais en cliquant sur le bouton . Sélectionnez le salarié et cliquez sur Valider.

Renseignez une ligne de note de frais en complétant les colonnes :

Date : Date de la dépense ou de l'événement ayant entraîné les frais

Contact : Choix du compte client ou fournisseur pour lequel la dépense est engagée

Libellé : Objet du déplacement ou de la dépense

Dépense : Définit le type de frais : IK, transport, restauration, hôtellerie..., 

Km : Nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel

TTC : Montant réglé

TVA : Montant calculé ou saisi de la TVA

Refact. : Case à cocher si les frais sont à refacturer au client/fournisseur...

Pièces : Saisie manuelle ou chrono automatique du justificatif

Pour plus d'options, cliquez sur le bouton et visualisez entre les actions suivantes :

Pour finir, cliquez sur le bouton et cliquez sur Valider.

Cas 1 : Validateur désactivé, Valider la note.
Cas 2 : Validateur activé (profil utilisateur) : cliquer sur "Envoyer pour validation"
Cas 3 : Validateur activé (profil administrateur) - le validateur sera notifié de la note en attente de validation : cliquer sur Valider ou Refuser. Possibilité d'ajouter un commentaire.

À savoir
Si la note de frais est refusée par le validateur, le salarié aura la possibilité de la modifier.

2.2 Saisir un frais récurrent 

Lors de la saisie d'une note de frais, pour enregistrer un frais en tant que récurrents, cliquez sur le bouton et cliquez sur le bouton(Ajouter aux frais récurrents).

Pour ajouter un frais récurrents déjà enregistré, cliquez sur (Afficher le tableau des frais récurrents), cliquez sur le frais et puis sur Valider.

2.3 Renseigner les frais kilométriques 

Pour ajouter un frais kilométrique, un véhicule doit être enregistré dans les Options salariés. 

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Superviser les notes de frais (article d'aide)
Calcul des kilomètres via Google Maps (article d'aide)

2.4 Utiliser l'application MEG Scan

Il est possible d'importer des justificatifs de note de frais ou frais kilométriques depuis l'application mobile MEG Scan, uniquement avec un compte utilisateur entreprise et avec une licence Premium. 

Téléchargez l'application sur téléphone mobile et renseignez les mêmes identifiants de connexion que pour se connecter à Mon Expert en Gestion. 

Cliquez sur le + pour ajouter un trajet ou scanner un justificatif depuis votre mobile. Les données finalisées sont remontées dans MEG dans Note de frais.  

Pour consulter l'aide relative à l'utilisation de MEG Scan :  cliquez sur Réglages puis sur FAQ directement dans l'application.

2.5 Régler une note de frais

Pour régler une note de frais, cliquez sur (actions) en bout de ligne d'une note en statut "validée" et sélectionnez : Confirmer le règlement. 

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Régler une note de frais (article d'aide)

3. L'analyse des notes de frais

3.1 La synthèse des notes de frais

Dans Analyse / Etats / Note de frais : visualisez la "Synthèse des notes de frais". 

Sélectionnez la période, le salarié et cliquez sur

3.2 Le journal des évènements des notes de frais

Dans Analyse / Journal des évènements : visualisez le détail des opérations réalisées sur une période choisie.